Na našich webových stránkách používáme soubory cookie ke zlepšení uživatelského prostředí a pro reklamní účely. Prohlášení o zásadách ochrany osobních údajů.

Inventura, nejen IT majetku, nemusí být úmorná

Většina lidí považuje inventuru za každoroční nepříjemný úkol. Inventarizace majetku stále v řadě společností probíhá papírově. Zda výsledky odpovídají skutečnosti je otázkou. Moderní mobilní zařízení způsobují při inventuře největší problémy. Zavedení čárových kódů nepřineslo očekávanou revoluční změnu v oblasti inventarizace majetku. Pojďte se s námi podívat na moderní přístupy, které umožní zvládnout inventuru i v rozsáhlé mezinárodní společnosti za několik týdnů.


V minulém díle této mini série jsme hovořili o předávacích protokolech. Podívejme se na další proces, který se dotýká nejen IT, ale hlavně finančního oddělení. Neustále se hovoří o digitální revoluci, ale v praxi ani IT oddělení často není digitalizováno. Nikoliv že by nechtělo, ale protože se nechá odradit. Neustále slyší stovky důvodů, proč nemá smysl věci měnit. Je lepší držet status quo a do toho, co „nějak“ funguje, nezasahovat. Ale to také může znamenat nechat si ujet vlak. Fundamentální otázka zní: dokáže se samo IT oddělení digitalizovat? Ukáže ostatním oddělením cestu? Pojďme se podívat na proces z oblasti, která se netýká pouze IT a může být ukázkovou vlaštovkou, jak zefektivnit procesy. Pokud se podaří digitalizovat tuto agendu, může to být dobrý příklad pro další postup. IT získá větší sebevědomí a celá organizace modelový vzor.

Než se podíváme na to, jak digitalizovat proces inventury, měli bychom se zamyslet nad tím, proč to celé děláme. Jak už asi tušíte, jde o finanční proces, který je daný zákonem o účetnictví. Jeho cílem je zjistit skutečný stav majetku společnosti a porovnat jej s účetnictvím. Provádí se minimálně jednou za účetní období, což obvykle znamená jednou ročně. Účelem inventarizace je zajistit věcnou správnost účetnictví a v případě rozdílu tento stav upravit. Dalším cílem je porovnat reálnou hodnotu majetku a závazků s hodnotami vedenými v účetnictví. Nesprávně provedená inventura může ovlivnit hospodářský výsledek společnosti, a proto jde o velmi citlivé téma. Určitě se nedá doporučit ji provádět „jen jako“. Nepochybně i z tohoto důvodu jsou společnosti podle zákona povinny prokázat provedení inventarizace u veškerého majetku a závazků po dobu 5 let po jejím provedení.

Řada lidí nejen v IT vnímá inventuru jako nepříjemný každoroční úkol, který z jejich pohledu nepřináší žádnou hodnotu. Celý proces obvykle startuje finanční oddělení. Sestavuje se inventární komise a dělí se seznam zařízení na logické celky. IT tým obvykle provádí inventuru IT zařízení a ostatní týmy pak řeší stroje, budovy, nábytek a další majetek společnosti. Pokud se podíváme na IT část, tak zkontrolovat serverovny a sklady je sice náročné, ale mnohem komplikovanější je zkontrolovat všechna pracoviště. Obzvláště pokud má společnost pobočky v několika lokalitách, které jsou v různých městech nebo zemích. Další komplikací je stále častější mobilita zařízení, která znamená, že majetek společnosti najdete někdy až doma u zaměstnanců. Často se vyžaduje, aby zaměstnanci donesli zařízení na svá pracoviště k provedení inventarizace. To z inventury dělá obzvláště komplikovaný proces, který obvykle trvá i několik měsíců. Za několik měsíců se ale aktuální stav majetku může výrazně změnit, což narušuje hlavní smysl inventury. Naším cílem tedy nebude tento proces zcela eliminovat, ale měli bychom jej co nejvíce zjednodušit, zrychlit a zlevnit.

Není divu, že na trhu se objevují společnosti, které nabízí provádění inventury jako službu. To určitě stojí za zvážení, ale je potřeba si uvědomit, že vlastní problém se tím nezjednoduší. Samozřejmě to pomůže v situacích, kdy inventura probíhá efektivně, ale nemáte na její realizaci dostatek interních zdrojů. Pokud ale inventura probíhá neefektivně, dojde pouze přesunutí nákladů mimo společnost, což z ní nakonec může udělat ještě větší problém. Management toto řešení stěží bude považovat za pragmatické. Ať již inventuru provádíte s interními nebo externími zdroji, vždy to znamená určitou ztrátu financí a hlavně energie. Pojďme se podívat, jak celou inventuru co nejvíce zjednodušit.

Pořádek v evidenci majetku je základ

Než se zaměříme na efektivní dohledání všech zařízení a majetku společnosti, zamysleme se ještě nad nejčastějšími komplikacemi při provádění inventury. Pokud se při provádění objeví nesrovnalost, celý proces inventury to zkomplikuje. Budete totiž muset dohledat, kde dané zařízení je, následně opravit stav v evidenci majetku a případně změny potvrdit předávacími protokoly, aby vše bylo v pořádku. Pokud byl majetek ztracen, bude se situace opět řešit a s ní též škodní událost a další protokoly. To vše je způsobeno tím, že není v evidenci majetku pořádek. To není problém provádění inventury, ale problém procesu přidělování majetku a toho, zda efektivně funguje, nebo je komplikovaný a ve skutečnosti se obchází, jak jen to jde. Zde opět připomenu předchozí díl, kdy jsme tuto problematiku podrobně probírali. Pořádek je určitě základ pro rychlou a efektivní inventuru majetku.

Obrázek: Zaměstnanec provádí inventuru svého svěřeného majetku skrze webové rozhraní.

Mobilní inventura majetku

Možná pro vás bude překvapení, ale realitou dnešní doby je stále provádění inventury na základě papírových seznamů majetku, které se ručně odškrtávají. Důvodem pravděpodobně je, že celý proces probíhá pouze jednou ročně a proto není tolik optimalizován a investice do čteček čárových kódů má pomalou nebo dokonce žádnou návratnost. Samozřejmě je možné místo nákladných jednoúčelových čteček využít tablety s přídavným modulem pro čtení kódů. To vyjde levněji a tablety je možné využít v průběhu roku i k jiným účelům. Pokud ale potřebujete skutečně pouze provést dohledání majetku, je to možné vyřešit již dříve zmíněnou nakoupenou službou anebo je možné si čtečky čárových kódů zapůjčit, což výrazně zlepší návratnost vynaložených financí. Bohužel je nutné si přiznat, že čtečky čárových kódů výrazně nezmění systém vlastní inventury, který i nadále bude vyžadovat, aby někdo obešel všechny zaměstnance a zkontroloval, zda mají svěřený majetek. Nutno podoktnout, že pro zaměstnance, kteří provádějí inventuru jednou ročně, může paradoxně být papírová verze nejsnadnější způsob práce.

Automatizované metody udržování pořádku

Moderní technologie nám dnes mohou poskytnout nástroje pro pravidelnou nenáročnou kontrolu toho, zda je evidence IT majetku aktuální. IT tým dnes často využívá nástroje na detekci IT zařízení po síti. Na takové systémy se můžeme dívat jako na instantní inventuru majetku. Tyto systémy nejen že výrazně pomáhají při inventuře hmotného, ale dokonce i nehmotného majetku v podobě softwarových licencí. Nehmotný majetek je sám o sobě velmi komplikovaný, protože co není vidět, se těžko inventarizuje. Je vůbec otázkou, zda je možné ji zvládnout bez sofistikovaného systému. Dnešní systémy vám v krátkém čase dokážou zjistit, kde je jaký software nainstalovaný a jaké licence jsou potřeba. Výsledky pak sám porovná s evidencí licencí. Nejmodernější systémy dokonce dokážou zapojit do inventury všechny dotčené zaměstnance a komunikovat s nimi automatizovaně přímo skrze e-mail o tom, které aplikace mají nelegálně. Další možností, která může pomoci průběžně sledovat, co se děje s majetkem společnosti jsou RFID kódy. Pomocí nich je možné sledovat, jaký majetek opouští budovu a kdy se vrací. Ve vazbě na docházkový systém to může být opět velmi dobré vodítko při zjišťování, u koho se zařízení právě nachází. RFID také mohou pomoci v situacích, kdy se dané zařízení hledá v rámci budovy. Podobně se dají využít i další RTLS systémy pro lokalizaci majetku.

Crowdsourcing aneb zcela nové přístupy k provádění inventury majetku

Zcela novým trendem je zapojit do inventury zaměstnance, kteří majetek mají v užívání. Jde o myšlenku, které pravděpodobně přichází z právě zmíněné oblasti kontroly licenční čistoty. Tento koncept se snaží do administrativně nejnáročnější části inventury, týkající se právě jednotlivých zaměstnanců, zapojit přímo tyto zaměstnance. Ostatní majetek by se pak inventarizoval pomocí čteček nebo ručně. Majetek svěřený konkrétním zaměstnancům by se inventarizoval elektronicky skrze intranet a e-mail. Toto je použitelné typicky u zaměstnanců v kancelářích, kterým přijde e-mail s odkazem na seznam zařízení, která jim byla svěřena. Zaměstnanec pak sám zkontroluje, zda jednotlivé zařízení má a potvrdí jejich inventuru na intranetu. Takový přístup umožňuje zaměstnanci provést inventuru majetku, který má v kanceláři a následně ji dokončit doma nebo kdekoliv jinde, kde se jemu svěřený majetek nachází.


Názor z Praxe: 

„Přechod od papírové inventury k inventuře pomocí mobilních čteček čárových kódů, jsme absolvovali již před více než sedmi lety a přínos byl obrovský jak v úspoře času, tak zejména v přesnosti a v jednoduché nápravě nalezených nedostatků. Zůstával však problém s mobilními zařízeními (notebooky, mobily), které bylo problematické v čase inventury dostat na jedno místo. Proto jsme v loňském roce pilotně vyzkoušeli na majetku svěřeném obchodním zástupcům provést inventuru skrze web. Přes počáteční nedůvěru v tento systém, jsme dostali velmi dobrou odezvu jak od zaměstnanců, tak od správců majetku. Proto jsme se rozhodli v letošním roce zahrnout do webové inventury všechna mobilní zařízení.“ 

Martin Doškář, Vedoucí týmu systémových administrátorů v ESSOX s.r.o.

Jak už jsme se zmínili, tak různé přístupy bude v praxi nutné kombinovat. Například velké sklady pravděpodobně nebude efektivní inventarizovat skrze web. Také technologie, které jsou umístěné mimo pracoviště zaměstnanců. To mohou být stroje, ale také zařízení v serverovnách nebo v technologických místnostech. Obvykle se postupuje tak, že současně během webové inventury probíhá inventura pomocí čárových kódů. Následně se řeší zaměstnanci, kteří po opakované výzvě nejsou schopni dokončit osobní inventuru. U nich se inventura opět dokončí pomocí čárových kódů nebo ručně. Ukazuje se, že celá inventura i v rozsáhlé mezinárodní společnosti může být otázkou několika týdnů.

Názor z Praxe: 

„Naše zkušenost je veskrze jednoduchá. Pokud nejste logistická nebo jakkoliv skladová firma, tak inventura je často formální a interně nechtěný proces. S přechodem na „samoobsluhu“, kde si každý potvrdí vlastní majetek, jsme získali skutečnou a k tomu časově efektivní inventuru. Navíc jsme díky tomu do inventury zařadili i další aktiva, která tam dříve nebyla – například klíče a razítka.“

Aleš Kruczek, Information Technology and Project Office Director v ALD Automotive s.r.o.

Jde o inovativní přístup, který dnes již začínají některé moderní společnosti zkoušet v praxi. Objevuje se i v České republice, kde tento přístup vyzkoušely i společnosti, které jsou kótované na světové burze a pravidelně auditované renomovanými auditory. To vyvrací názory některých skeptiků o průkaznosti takového způsobu inventury. Ať už se ale při provádění inventury rozhodnete pro jakékoliv řešení, nezapomínejte, že cílem je zvyšovat hodnotu majetku společnosti. Osobní zodpovědnost zaměstnance za dané zařízení je nejlepší cestou k tomu být dobrým hospodářem. Proto je lepší, když se o zařízení stará jeden zaměstnance, který následně dostane možnost si dané zařízení odkoupit za zbytkovou hodnotu. Tento přístup i sníží problémy se ztrácením zařízení nebo jeho častým poškozováním.



Zajímá vás téma digitalizace? Stáhněte si našeho Průvodce digitalizací obslužných oddělení.

Dozvíte se:

  • Jak zdigitalizovat veškeré žádanky ve firmě
  • Jak zjednodušit a urychlit schvalování
  • Jak se navždy zbavit papírových předávacích protokolů
  • Jak rapidně zrychlit každoroční inventuru

Stáhnout

Datum zveřejnění článku: 16. září 2020