Na vašem soukromí nám záleží!

Používáme soubory cookie ke zlepšení uživatelského prostředí a pro reklamní účely. Prohlášení o zásadách ochrany osobních údajů.

WEBINÁŘ: AI v ITSM/ITAM: očekávání versus realita. Nenechte si ujít. 👉 REGISTRUJTE SE

O společnosti

Tipsport je česká sázková společnost s několika tisíci zaměstnanci. Víc než 900 jich pracuje v centrále skupiny v Berouně. Firma se zaměřuje na poskytování sportovních sázek a dalších herních služeb, je lídrem na českém i slovenském trhu.

Nadace Tipsport je jednou z největších firemních nadací v zemi, zaměřuje se mj. na oblasti životního prostředí, dobré sousedství a podporu demokratických hodnot. V Berouně provozuje školu a staví velký vzdělávací kampus zahrnující mateřskou školu, základní školu a gymnázium.

Tipsport je krásným příkladem maximálního využití potenciálu nativní integrace ALVAO Service Desk a IT Asset Management (tzv. ITSM). Už od roku 2019 ho využívá pro široké spektrum firemních procesů. Od IT oddělení, přes HR až po Správu budov nebo vozového parku. 

Service Desk se v Tipsportu stal jednotným kontaktním místem pro většinu agend – od HR benefitů až po rezervaci zdrojů, jako jsou auta nebo tenisové kurty. A to právě i díky IT Asset Managementu, kde Tipsport eviduje veškerá hmotná i nehmotná aktiva, jako jsou auta, počítače, tiskárny a další hardware, budovy a jejich umístění, externí pracovníky a jejich pracovní smlouvy.

Díky propojení Asset Managementu a IT helpdesku jako jednoho IT Service Management řešení má Tipsport jasný přehled o jednotlivých agendách v různých odděleních a efektivně řídí životní cyklus majetku v jednom propojeném IT Service Management nástroji.

Stav v Tipsportu před IT helpdeskem a Asset Managementem

Před implementací ALVAO přijímalo IT oddělení požadavky přes dedikovaný sdílený mailbox, ve kterém si jednotlivé e-maily (požadavky) kolegové předávali ručně a označovali si barvami dle jednotlivých kategorií.

Roman Jakub, vedoucí oddělení provozní podpory, popisuje důvod, proč bylo nutné najít jiné řešení, které by zlepšilo aktuální stav: „Zjistili jsme, že s růstem firmy uživatelé, zdroje a aktiva přibývají.“

Potřebovali jsme řešení, které nám poskytne efektivní správu požadavků a majetku jako je správa koncových zařízení, serverů apod,“ dodává Roman Jakub.

V počátcích se nabízel nástroj JIRA, který již využíval vývojový a projektový tým. Nicméně, jak komentoval Roman Jakub, IT podpora tehdy neměla kvalifikovaný tým, který by nástroj JIRA spravoval tak, aby splňoval jejich potřeby.

Proč si Tipsport vybral ALVAO Service Desk a Asset Management?

Po důkladném průzkumu trhu si Tipsport vybral nástroje ALVAO Service Desk a IT Asset Management. „ALVAO se nám zalíbilo tím, že je to česká firma a Microsoft orientovaná,“ komentuje Roman Jakub.

„Obrovská přidaná hodnota ALVAO je, že nástroj lze velmi rychle nasadit. Produkt je jako krabice, kterou lze snadno rozbalit, naklikat, nakonfigurovat a začít hned používat,“ pochvaluje si Jan Horný, team leader administrátorů Microsoft platformy v Tipsportu.

Tipsport si také vybral ALVAO z dalších důvodů:

  • snadná implementace a konfigurace
  • flexibilita systému pro potřeby různých oddělení
  • možnost rychlého nasazení a okamžitého využití
  • jednoduché a intuitivní řešení nejen pro uživatele, ale také pro administrátory
  • snadná administrace ALVAO bez nutnosti dedikovat část týmové kapacity.

„Celý rozvoj ALVAO byla u nás taková one woman show. My jsme udělali základní set-up a dále to celé vedla Lucie Krejčová, která řešila rozvoj, co k tomu potřebujeme, jak mají služby vypadat, workflow a procesy i jak vše komunikovat do firmy. O jednoho schopného člověka opřete celý produkt, který vám potom může opravdu pomoci,“ komentuje Roman Jakub.

Roman Jakub, vedoucí oddělení provozní podpory, Tipsport

„ALVAO jsme začali používat prakticky okamžitě. Hned od začátku jsme oceňovali zejména jeho efektivitu a okamžitý impakt na úsporu času. To považuji za jeho největší výhodu,“ říká Roman Jakub.

Rozvoj Service Desku a katalogu služeb

ALVAO bylo v rámci POC (proof od concept) pilotováno pouze cca 250 zaměstnanci z tehdejších 700. „Pro ně jsme připravili základní nastavení katalogu služeb v Service Desku a ty jsme dle zpětné vazby a zkušenosti v průběhu projektu vylepšovali a procesy zefektivňovali, komentuje rozjezd ALVAO v Tipsportu Lucie Krejčová, administrátorka aplikací. 

Druhá fáze projektu zahrnovala přípravu katalogu služeb pro oddělení správy budov a informační bezpečnosti.

Lucie Krejčová, administrátorka aplikací, Tipsport

„Po konferenci ALVAO Inspiration Day, kde jsme viděli, že zákazníci mají v katalogu služeb méně kostiček než my, jsme se rozhodli náš katalog přehodnotit. My jsme v tomto specifičtí, naše služby hodně drobíme, protože využíváme automatické třídění požadavků,“ komentuje Lucie Krejčová.

Evidence majetku z různých oddělení v Asset Managementu

Součástí implementace bylo také postupné převedení evidence majetku do Asset Managementu. Původně Tipsport řídil majetek na míru připravenou evidencí uživatelských zařízení na SharePointu.

První druh majetku, který IT začal evidovat v ALVAO, byla správa hardware jako jsou počítače, notebooky, monitory a dokovací stanice. „V případě oddělení správy budov začala Lucie Krejčová připravovat strukturu všech budov a jejich umístění“, popisuje Roman Jakub.

„Velmi se nám líbila kombinace uživatelsky příjemného a jednoduchého Asset Managementu, protože v konkurenčních produktech bylo řízení majetku neobyčejně komplikované. V tom je veliké kouzlo ALVAO,“ komentuje s úsměvem Jan Horný.

Rezervace zdrojů

Do ALVAO byla zavedená správa vozového parku s možností rezervace vozidel pro zaměstnance.

Mimo jiné se také u každého vozu nastavily další služby jako je oznámení o ukončení platnosti dálničních známek a termínů servisních prohlídek. „To byla další věc, která velmi bodovala u řešitelů, že ALVAO to hlídá za ně,“ komentuje Lucie Krejčová.

„Během implementace ALVAO jsme opět ocenili zaměření na Microsoft, který u nás máme. Jednalo se například o bezproblémovou integraci s Active Directory, vyčítání uživatelů a účtů. Zmínit musím také flexibilní a transparentní práci s oprávněními, které je možné řídit pomocí AD Security skupin nejen v aplikaci, ale i v reportingu, který práva respektuje a každý vidí obsah dle svých oprávnění,“ chválí si Jan Horný.

Za jednu z klíčových výhod ALVAO považuje IT tým možnost využívat elektronické předávací protokoly a s tím spojený postupný přesun ke kompletně bezpapírové evidenci majetku i v komunikaci se zaměstnanci.

Hladká uživatelská adopce Service Desku

Lucie Krejčová s týmem připravila pro snadnější adopci nového systému kampaň, včetně krátkých webinářů pro zaměstnance a řešitele dle jejich potřeb a agend. Pro uživatele bylo představeno 5 zlatých pravidel pro používání helpdesku. Jedno z nich bylo například heslo Není tiket, není problém.

Adopce uživatelů i díky kampani proběhla hladce. Důkazem bylo, že kolegové začali řešit v ALVAO problémy i půl roku staré. Lucie Krejčová to odůvodňuje tím, že uživatelé nově měli po ruce nástroj, ve kterém mohli problém řešit aniž by věděli, za kým konkrétně mají jít, ALVAO předá problém na správnou osobu za ně.

Jak dále vysvětluje Lucie Krejčová, specifická byla řešitelská skupina pro správu budov jako jsou údržbáři, elektrikáři apod. Tam bylo nutné nastavit jednoduchý proces na pár kliknutí, jelikož většina z nich řeší požadavky a úkoly mimo pracovní stůl.

„Lucie Krejčová je nejen správcem a administrátorem, ale také rozvojovým srdcem ALVAO. Ona si odškolila všechny svoje řešitele a je také jejich podporou,“ dodává Jan Horný.

„Velká konkurenční řešení mají oproti ALVAO nevýhodu v tom, že je potřeba celý tým lidí, aby bylo možné vůbec nástroj spravovat,“ komentuje Jan Horný.

Využívání ALVAO v oddělení lidských zdrojů

Nyní má Tipsport 900 uživatelů z původních 700. S postupným rozvojem firmy byly v ALVAO zavedeny také procesy a služby z oblasti lidských zdrojů. První fází bylo nastavení firemních benefitů do jednotlivých služeb a požadavků, a to konkrétně rezervace tenisových kurtů a kartiček do bazénu.

Díky pozitivnímu ohlasu na ALVAO v Tipsportu, kde ostatní oddělení viděla, že ALVAO funguje a snadno se používá, se HR rozhodlo plně implementovat ALVAO do svých agend.

„HR vidělo, že některé dlaždice v katalogu služeb se neotevírají v ALVAO, ale vedou přímo do jiného nástroje. Tímto způsobem se v ALVAO zavedla například služba hlášení osobních změn jako je změna příjmení, která vede přímo do personálního nástroje“ popisuje Lucie Krejčová.

Původně HR využívalo připravené workflow pro nástup zaměstnanců v programu K2, který byl již nedostačující. S postupem času HR vidělo možnost procesy v ALVAO automatizovat, protože s růstem firmy se i procesy nástupu a odchodu zaměstnanců stávaly složitějšími. Postupně se všechny procesy přenastavily a plně přesunuly do ALVAO.

Náročný proces nástupu a odchodu zaměstnanců byl zahájen ročním testováním, vyhodnocováním, analýzami a vývojem. „U nás jsou to velmi náročné postupy, protože je tam vtaženo mnoho řešitelských oddělení,“ dodává Lucie Krejčová.

Po úspěšném testovacím období začal Tipsport kompletně řídit nástupy a odchody zaměstnanců v ALVAO.

Bezpečná správa externích pracovníků s ALVAO

Jednu z agend, které IT za pomocí ALVAO řeší, je správa externích pracovníků a jejich přístupů do systémů, kdy je nutné, aby každý externista splnil určité podmínky, byly dodány potřebné dokumenty a vše prošlo schvalovacím procesem.

„V tomto procesu jsme hezky využili propojení Service Desku s Asset Managementem, kdy jsme už měli evidenci těchto lidí včetně rozsahu jejich přístupů,“ dodává Lucie Krejčová.

Díky tomu mohlo IT snadno vytvořit stromovou strukturu v Asset Managementu rozdělenou do jednotlivých partnerských firem a k nim evidovaných NDA.

„V rámci Asset Managementu vedeme správu externistů, včetně rozsahu jejich přístupů do systémů. Zabýváme se také otázkami přístupu k citlivým údajům, osobní zodpovědností, platností souhlasů a máme nastavená pravidelná upozornění na blížící se ukončení jejich smluv a jejich případné prodloužení,“ vypráví Lucie Krejčová.

Celý tento proces je také napojen na Identity Management (IDM), díky kterému není třeba ručních úprav doménových účtů externích spolupracovníků.

Automatická výměna hardwaru pro uživatele – katalog standardů

Další z agend, kterou řídí Tipsport v Asset Managementu, je nárok koncových uživatelů na výměnu zařízení se standardní dobou obměny dle definovaného časového intervalu. Po uplynutí intervalu mohou uživatelé zařízení odkoupit za zlomek ceny do osobního vlastnictví jako součást zaměstnaneckých benefitů.

V ALVAO je nastaveno upozornění, kdy IT ověří nárok na nové zařízení a pošle automaticky danému uživateli odkaz na katalog s nabídkou standardizovaného zařízení, kde si může sám vybrat. Přístup ke katalogu je omezen pouze na uživatele, kteří mají nárok na výměnu. To je jedna z dalších výhod v ALVAO, kde je velmi jednoduše možné nastavit si individuální oprávnění a přístupy.

„Uživatele máme rozdělené do skupin dle organizační hierarchie. Vývojář potřebuje jiné zařízení než účetní,“ komentuje Lucie Krejčová.

„Zpracovali jsme standardy jednotlivých pozic, které jsou díky integraci řízené AD skupinami, což nám významně zjednodušuje práci. IDm vlastně ví, kam daného uživatele má zařadit, takže když uživatelé otevřou katalog hardwaru, vidí jenom to, na co opravdu mají nárok.“

„Hezká ukázka velké flexibility ALVAO vznikla během covidu. Ten, kdo si odnášel například monitor domů na home office, dal nám jednoduše vědět prostřednictvím formuláře v Service Desku,“ vypráví Lucie Krejčová.

Závěr

ALVAO pomohlo Tipsportu centralizovat a zefektivnit správu IT služeb a majetku napříč celou organizací. Díky flexibilitě systému a snadné implementaci mohl Tipsport rychle začít využívat výhody ALVAO a postupně rozšiřovat jeho využití do dalších oddělení a oblastí, např. HR, správa budov a kanceláří, back office, atd.

„Jedním z důvodů, proč jsme si vybrali ALVAO, bylo, že sleduje trendy a směřování společnosti Microsoft. Když jsme ALVAO implementovali, ocenili jsme, že už v té době směřovalo ke cloudovým technologiím, což bylo pro nás klíčové,“ shrnuje Jan Horný.