Vyhodnotily totiž, že náklady spojené s podepisováním a archivováním papírových protokolů za to prostě nestojí. Zavedený způsob použití tzv. „předáváků“ dává smysl v situaci, kdy jsou běžné pokusy zaměstnanců odcizit zapůjčený majetek. Provozní realita je naštěstí jiná. Jsou tedy předávací protokoly přežitek nebo ještě mají nějaké opodstatnění?
O digitální transformaci dnes slyšíme ze všech stran a přirozeně bychom očekávali, že v digitalizaci bude na prvním místě oddělení IT. V praxi ale často i samotný chod IT spoléhá na papírové formuláře a zbyrokratizované postupy. Kovářova kobyla chodí bosa. Ne že by chyběla chuť věci měnit. Vždycky se ale najdou důvody, proč je lepší držet status quo a nezasahovat do toho, co „nějak“ funguje. A zatímco v IT chybí rozhodnost, vlak digitální transformace začíná pomalu ujíždět. V našem mini-seriálu o digitalizaci IT se podíváme na 3 oblasti, které lze snadno zdigitalizovat a ušetřit tak týmu zbytečnou práci. Začneme relativně jednoduchou agendou předávacích protokolů. Zvládnutí tohoto procesu může být právě tím rychlým vítězstvím, které vám dodá odvahu pustit se do dalších oblastí.
Než si ale řekneme, jak digitalizovat předávací protokoly, měli bychom se zamyslet, proč to celé děláme. Nebylo by lepší se všech „předáváků“ zbavit? Hlavní důvod pro zavedení předávacích protokolů býval finanční. Šlo o ochranu majetku společnosti. Pamětníci si jistě vzpomenou na legendární „rozkrádání majetku v socialistickém vlastnictví“. Možná právě proto je možné sledovat ve východních zemích takovou posedlost předávacími protokoly. Nicméně doba se změnila, jaké jsou další důvody? V první řadě i váš zaměstnanec potřebuje mít záruku, že po něm nebudete chtít nic, co jste mu nedali. A potom je tu jednoduchá skutečnost, že předávací protokoly jsou jedním z nástrojů, jak udržet v majetku pořádek.
Protože jsou protokoly určitou pojistkou proti negativním událostem, jejich přínos není v každodenní práci okamžitě viditelný. Není proto divu, že zaměstnanci IT si na předávací protokoly často stěžují. Podepisování a archivování papírových protokolů právem vnímají jako zbytečnou administrativní zátěž. Tomu nepomáhá, když se vytváří přehnaně robustní protokoly a procesy. V některých organizacích vyžadují podpisy jak předávajícího tak přebírajícího. Někde jdou ještě dál a vyžadují i podpis nadřízeného. Pokud je vlastní evidence úlohou účetního oddělení, chtějí někdy i podpis účetních. Taková situace celý systém dále komplikuje a současně snižuje kvalitu výsledných dat, protože data zapisují osoby, které s majetkem fyzicky nemanipulují.
Pomůžou předávací protokoly, když jde do tuhého?
Obava o krádež majetku může být v některých provozech opodstatněná a nikdo vám nedá záruku, že zrovna váš zaměstnanec nebude chtít něco odcizit. Z druhé strany, přistupovat k zaměstnancům rovnou s podezřením a vytvářet atmosféru nedůvěry, je zaručený způsob, jak vytvořit nepříjemné pracovní prostředí.
Měli bychom si také položit otázku, co se stane, pokud zaměstnanec zařízení skutečně odcizí. Pomůže vám podepsaný „předávák“? Předávací protokol je oboustranně podepsaná dohoda, že jste zaměstnanci svěřili majetek a budete ho chtít vrátit. Ale jakou má tato dohoda soudní vymahatelnost a v jaké situaci ji budete uplatňovat? V situaci, kdy zaměstnanec zapomněl něco vrátit, nebo v opravdu vážném případu, kdy vám zaměstnanec nechce vrátit majetek a vy ho budete muset vymáhat? Pravděpodobně nepůjde o stávajícího, dobře pracujícího zaměstnance, ale o zaměstnance, který právě odchází ze společnosti. Situace je tak vyhrocená, že vám skutečně úmyslně nechce vrátit váš majetek. O jak cenný majetek musí jít, abyste v této situaci zahájili soudní spor? Jakou máte šanci, že daný spor vyhrajete, když představujete v soudním sporu stranu toho silnějšího? Zkušenost ukazuje, že většina soudů se postaví na stranu zaměstnance. Takže jaký má ten protokol vlastně smysl a jaký význam by mělo jej digitalizovat?
Je možné se zbavit předávacích protokolů zcela?
Zdánlivě nejefektivnější řešení je nedělat protokoly vůbec. A skutečně tímto směrem se ubírá řada mladých, moderních společností. Ty si uvědomují, jaký signál společnost zaměstnancům vysílá, když chce neustále něco podepisovat. Je to signál nedůvěry. Proč digitalizovat proces, který vlastně nechcete? Nejlepší je ho neřešit a ušetřit si spoustu starostí a zbytečné administrativní práce.
Ale pozor, to neznamená mít ve věcech nepořádek. Stále potřebujete vědět, kde se zařízení nachází a kdo s ním disponuje. Důsledný pořádek v evidenci majetku vám podstatně usnadní život, když něco nemůžete najít. Lidé i zařízení jsou neustále v pohybu a snadno se stane, že se někde něco zapomene. Evidence je potom vaše rozšířená paměť. Když zaměstnanec vidí, že sami máte ve věcech pořádek, bude vám důvěřovat. Pokud mu například řeknete, že jste mu externí disk předali před třemi měsíci v určitý den, vypadal takto a měl tuto velikost, snáz si danou situaci vybaví. Pro lepší přehled pomůže, když mají zaměstnanci online přístup k informacím o svěřeném majetku.
Názor z Praxe:
„Veškeré podobné papírové protokoly se snažíme zrušit. Předávací protokoly generujeme jen na některý majetek. Například laptop či mobil. Důvodem je, že to jsou zařízení, které se rády ztrácejí. Co se týče evidence, zde evidujeme pro uživatele „zajímavé věci“ – například sim kartu, kde si následně uživatel sám může ze systému zjistit PIN a PUK, nebo rodinný benefit, kde může ihned zjistit co má nebo nemá anebo co může mít. Majetek, jako jsou flash disky a jiné drobnosti, neevidujeme. Jsou to korunové záležitosti, kde samotná evidence by byla dražší než to zařízení.“
Jozef Hlaváč, IT manažer, Moog Brno s.r.o.
Jaké zvolit správné řešení pro vaši organizaci?
Každá firma musí zvážit, kolik je potřeba investovat do ochrany majetku podle toho, jaká panuje ve společnosti kultura. Jak často dochází ke ztrátě majetku? Jak velkou škodu to působí? Možná vyhodnotíte, že vám protokoly za to stojí. Pokud již dnes používáte papírové předávací protokoly, může jejich digitalizace být krokem na cestě k cíli, kdy nebudou potřeba vůbec. Minimálně jde o řešení, které by mělo výrazně snížit administrativní práci. Současně zůstane zachován formální důraz na transakci předání majetku.
Potom jde jen o to rozhodnout se pro konkrétní způsob řešení. Chcete mít protokoly generované v pdf, podepsané digitálním osobním certifikátem a zaslané do datové schránky? Nebo je i toto řešení zbytečně robustní a preferujete jednoduché potvrzení na intranetu, kde uživatel elektronicky potvrdí správnost informací v protokolu? Je možné zvolit řešení, které bude kombinací mezi popsanými variantami. Pokud vám elektronické protokoly připadají příliš odvážné, můžete nechat zaměstnance první protokol podepsat fyzicky a současně s ním mít na protokolu uvedeno, že všechny další aktualizace protokolu již proběhnout elektronicky. Při této příležitosti můžete zaměstnanci vysvětlit nový způsob fungování. Pokud naopak zvažujete, se protokolů zbavit.
Názor z Praxe:
„V rámci digitalizace jsme přemýšleli, jak odbourat podpis papírového protokolu při každém předání, převodu majetku mezi zaměstnanci nebo dokonce při vrácení zařízení na IT oddělení. Nakonec jsme se rozhodli pro elektronický podpis certifikátem z čipové karty, kterou má k dispozici každý zaměstnanec společnosti. Proces samotný se tak stal velmi jednoduchý. Zaměstnanci je majetek fyzicky předán na IT oddělení, administrátor IT vygeneruje elektronický protokol. Zaměstnanec si může zkontrolovat protokol na monitoru a v případě, že je vše v pořádku, potvrdí jej čipovou kartou. Po potvrzení se vygeneruje a zapíše elektronický podpis přímo do dokumentu a ten je ve formátu PDF uložen do databáze. Díky tomu je pro nás velmi jednoduché prokázat, že ho zaměstnanec převzal. Obavy jsme měli z postoje zaměstnanců, ale k našemu překvapení změnu vnímají pozitivně.“
Bc. Alena Randisová, Administrátor IT, OEZ s.r.o.
Závěr
Ať již zvolíte jakýkoliv přístup, technické řešení by mělo jít ruku v ruce s vyladěným procesem. Nezapomeňte se zamyslet nad tím, jak se bude řešit odchod zaměstnance, aby byl zápočtový list vydán, až po tom, co byl vrácen veškerý majetek a zrušeny účty. Jak bylo již řečeno v úvodu, jde nám hlavně o majetek a hospodárné chování. Vše může zlepšit i zavedení pravidla, kdy zaměstnanec, který se o zařízení stará, následně dostane přednostně možnost si dané zařízení odkoupit za zbytkovou hodnotu. To může nejen omezit ztrácení, ale i zlepšit chování zaměstnanců k svěřenému majetku. Příště se podíváme, jak zefektivnit další finanční proces, který se opět úzce dotýká IT oddělení a tím bude inventura majetku.
Stáhněte si e-knihu o digitalizaci IT
Pokud se vám nechce čekat na další díly, stáhněte si naší e-knihu o digitalizaci IT. Chcete-li párkrát do roka dostat newsletter s nejlepšími z našich článků, nezapomeňte se přihlásit k odběru.
