Proč plánovat rozpočet
Jsem IT manažer a každý rok se ocitám před výzvou: připravit rozpočet na nadcházející období. Je to úkol, který beru vážně, protože vím, že kvalitní rozpočet je klíčový pro úspěšné fungování IT oddělení. S finanční ředitelkou firmy pečlivě sledujeme veškeré finanční aktivity související s provozem IT. A právě zde začíná ta zajímavá hra.
„Rozpočet je jako mapa – pokud víte, kam směřujete, můžete se vydat na cestu.“
Excelové tabulky vs. dynamický rozpočet
V minulosti jsme stavěli rozpočet pomocí excelových tabulek. Nebylo to ideální, zejména v dynamickém prostředí, kde je spolupráce s business oddělením nezbytná.
IT se musí rychle přizpůsobovat měnícím se požadavkům, a tak i rozpočet musí být flexibilní.
Proto jsem přešel na ALVAO Asset Management, nástroj, který mi umožňuje reagovat na aktuální potřeby.
Plánování nákupu počítačů, resp. HW obecně
Detailní statistiky mi umožňují přesně určit, které počítače a kdy budou potřebovat výměnu. Vidím dopředu, jestli je lepší kupovat techniku nebo využít pronájem. A tady začíná spolupráce s ostatními odděleními. HR žádá o nástup nového zaměstnance – díky datům z ALVAO rozhoduji, jakou techniku mu přidělím.
Transparentnost a efektivita IT týmu
Díky ALVAO jsme dosáhli několika úspěchů:
- Snížili jsme počet tiskáren (z cca 100 kusů na 8 velkých strojů), což ušetřilo náklady na tisk, údržbu a energii.
- Práce IT techniků je nyní transparentní – nemusím obhajovat, že nejsme „černou dírou“ na peníze.
- Identifikovali a čísly jsme doložili nedostačující kapacitu týmu a jednoduše jsme obhájili nábor.
Využití ALVAO pro non-IT služby
Nově jsme spojili ALVAO produkty také do servisní činnosti údržby budovy, kde tím že já zavedu IT majetek, oni ihned mají nástroj pro sebe, kde vidí potřebné elektro revize. A tímto to neskončilo, pro naše potřeby jsme do systému přímo integrovali vstupy a výstupy pro naše generální dodavatele technologií. Můj požadavek se tedy dostane na stůl až k dodavateli, aniž bych něco psal ručně. Součinnost s podnikovým ERP už pak byla kosmetická třešnička – já zadám majetek do systému ALVAO, report automaticky odesílá tuto informaci na finanční oddělení, zavedou si finanční data do ERP, tím dojde k přiřazení povinného čísla majetku. Ten tuto informaci automaticky doplní i mě na kartě majetku v ALVAO Asset Management, a následná informace doputuje na reprografii, kde už vyrobí patřičný identifikační štítek. To celé se děje v řádu hodiny.
Modelování budoucnosti
Nejlepší na tom všem je, že naše výsledky jsou transparentní a podložené čísly – rozhodujeme se na základě dat.
Každý nápad můžeme ihned modelovat a rozhodnout, zda je směr správný. Díky tomu jsme silným partnerem businessu a rosteme.
Takže ano, rozpočet je jako mapa. A já jsem rád, že mám nástroje, které mi pomáhají najít správnou cestu.
E-book o plánování rozpočtu zdarma
Také patříte mezi ty, co se rok co rok od září trápí s plánováním rozpočtu na příští rok? Zjistěte, jak vám může pomoc ALVAO IT Asset Management, jak funguje a co na něm IT manažeři nejvíce oceňují. Stáhněte si e-book, který se právě plánování rozpočtů v IT věnuje