Sjednocením pěti nemocnic z Pardubického kraje vznikla Nemocnice Pardubického kraje. Tato organizace zaměstnává více než 5000 lidí a svou geografickou strukturou, rozprostřenou do několika budov ve více městech, a rozsahem poskytovaných služeb připomíná spíše korporátní entitu než tradiční státní nemocnici.
Sloučení o takové velikosti se stalo nebývalou výzvou pro IT oddělení, které transformaci organizovalo na technologické úrovni.
Každá z 5 nemocnic za sebou měla desítky let nezávislého fungování. To znamená vlastní systémy a způsoby práce. Zkrátka nejednotnost všude, kam se podíváte, vzpomíná na sloučení Martin Coufal, ředitel ICT v Nemocnici Pardubického kraje.
Sloučením nemocnic bylo přeneseno pod jednu organizační strukturu s více než 3000 osobních počítačů, 6000 koncových zařízení, stovky serverů a rovněž stovky netechnických majetku. Majetek z nemocnic byl zaznamenáván v neuspořádaných systémech a tabulkách, což platilo i pro evidenci softwarových licencí.
„Každý z lokálních týmů IT v jednotlivých nemocnicích udržoval vlastní databáze majetku, ve kterých byly evidovány rozličné vlastnosti a atributy,“ shrnuje původní stav tehdejší správce ICT majetku, Pavel Špaček.
Kvůli roztroušené evidenci nemělo IT oddělení přehled o tom, kde se technika nachází, kdo ji používá, ani v jakém je stavu. Často se stávalo, že funkční technika zahálela ve skladu, protože o ní nikdo nevěděl.
Uživatelské problémy s technikou se musely řešit osobně – nebylo možné dohledat, jaký typ např. počítače uživatel používá a jaké v sobě má součástky. Nákup hardwaru byl v podstatě nemožný efektivně plánovat z nedostatku aktuálních údajů.
„Po sloučení pěti nemocnic nám scházely přesné podklady z jednotlivých lokalit, na jejichž základě bychom mohli objednávat licence nebo zajistit obnovu hardwarové základny,“ vzpomíná na sloučení Pavel Špaček.
Se sloučením 5 nemocnic přišla nebývalá změna – IT oddělení začalo poskytovat služby na dálku. Nebylo možné, ani efektivní nechat v každé nemocnici vlastní způsob podpory. Nemocnici ale chyběl systém, se kterým by vzniklo jednotné kontaktní místo.
Bez řešení uživatelé nevěděli, kam se mohou obrátit, zda někdo řeší jejich požadavek, ani kdy bude vyřešen. Řešitelé zase nevěděli, jak si rozdělit práci, čím začít nebo co může počkat.
„Zaujalo nás ALVAO, které má jednoduché a intuitivní prostředí pro uživatele i techniky. Systém funguje na Microsoftu, který v nemocnici používáme. A navíc má certifikované praktiky ITIL4. Chtěli jsme poskytovat IT služby dle celosvětových standardů a to nám ALVAO umožnilo“ vzpomíná na výběrové řízení Martin Coufal, director ICT v Nemocnici Pardubického kraje.
Pardubická nemocnice přenesla evidenci veškerého majetku do Asset Managementu společně s údaji, které u jednotlivých kusů majetku potřebuje IT oddělení znát: technické parametry, lokace techniky, vlastník a další.
IT manažer i technici přesně vědí, jaký majetek se kde nachází, co se s ním děje a jaký software používá. V nemocnici získali kontrolu nad životním cyklem zařízení. A každoroční inventura je díky kompletním údajům z ALVAO znatelně jednodušší.
„Evidence v tabulkovém editoru je pracná a těžko se udržuje aktuální. Právě z toho důvodu rádi používáme ALVAO, které je přehledné a uživatelsky přívětivé,“ doplňuje Pavel Špaček.
„IT má k dispozici údaje o přesném počtu zařízení v jednotlivých odděleních a o licencích, které spotřebovávají. Vedení vidí jasnou strukturu nákladů na informační technologie,“ řekl Pavel Špaček.
Všichni zaměstnanci z 5 nemocnic získali jediné kontaktní místo, kam mohou směřovat požadavky na IT oddělení. Jejich stav a průběh řešení mohou sledovat v Service Desku – přesně ví, v jakém stavu řešení ticket je, a kdy bude vyřešen.
Požadavky chodí těm správným řešitelům (technikům v IT oddělení) díky automatizované workflow. IT má požadavky strukturované a jasně prioritizované – oddělení si udržuje přehled o množství práce, kterou odvede a dokáže podchytit vzrůstající trend např. zvýšeného počtu žádostí ještě v zárodku. Řešení požadavků je tak rychlejší a efektivnější, než kdykoliv předtím.
Uživatelé si navykli používat ALVAO pro své žádosti, a tak se Service Desk rozšířil do správy budov, kyberbezpečnosti, marketingu i personalistiky.
S požadavkem na nového zaměstnance vznikne v Service Desku úkol, který automaticky putuje od personálního oddělení, přes nadřízené, po techniky, kteří novým zaměstnancům přidělují práva i techniku. Automatizovaná workflow Service Desku usnadňuje delegaci úkolů i celý nábor zaměstnanců.
Všechny údaje z požadavků se automaticky propisují do nemocničních systémů, ve kterých vznikají oprávnění pro zaměstnance.
Technici v ALVAO spravují veškerou agendu IT, od požadavků a incidentů až po evidenci majetku s jedním uceleným ITSM řešením. Všechny potřebné informace pro správné rozhodování mají po ruce.
„Jakmile uživatel nahlásí problém v Service Desku, pracovník IT vidí technické informace i historii zařízení v Asset Managementu. Dříve jsem musel běžet k uživateli a na místě zjišťovat podrobnosti. Nyní mám většinu údajů okamžitě k dispozici. Z detekce poznám, kolik má zařízení paměti nebo jaký má procesor. Z historie zařízení vím, zda už s ním dříve byly problémy nebo že na něj kolega před týdnem instaloval nový operační systém. K dispozici mám i IP adresu, takže se můžu rovnou vzdáleně připojit,“ vyzdvihuje výhody používání obou řešení Pavel Špaček.