Mám pro vás návrh. Zkuste si zítra v práci jednoduché cvičení. Stačit Vám k tomu bude jen tužka a papír. Kdykoliv Vám někdo napíše nebo zavolá, aby zjistil stav úkolu, na kterém již pracujete, udělejte si čárku. Kolik takových čárek za den zapíšete? Tři? Pět? Sedm? Kolik by jich napsal IT technik na helpdesku? Deset? A kolik čárek by zapsalo celé IT oddělení, kdybyste cvičení pojali více velkoryse? Když někoho informujete o stavu konkrétního úkolu, v řešení úkolu se neposunete ani o píď. Volajícího v první řadě frustruje samotný fakt, že informaci nedostal dříve a nezbývá mu, než vás nahánět. Ani pro něj to není produktivně strávený čas. Jedná se prostě o drobnou nepříjemnost, která všechny obtěžuje – plýtvání energie. Lean IT je přístup k řízení IT vycházející z populární metody Lean, který se snaží adresovat jakékoliv plýtvání v práci.
Co se můžete naučit od Toyoty?
Pro zkušené managery není pojem Lean ničím neznámým. Už po druhé světové válce vyvinuli v Toyotě metodu štíhlé výroby (Lean manufacturing), která následně slavila úspěch dalece přesahující areály japonské automobilky. Principy Leanu se ukázaly obecně použitelné i mimo původní kontext výroby. Smyslem této metody je odstranění zbytečného plýtvání (waste), aniž by se přitom obětovala produktivita.
Jako příklady plýtvání můžeme uvést nejrozličnější činnosti a situace. Může se jednat o zbytečné čekání, které nám brání pokračovat v práci: výpadky serverů, čekání na dokončení předchozí fáze projektu kvůli špatné koordinaci, atp. Může se jednat o jakýkoliv zbytečný pohyb: zasedací místnosti na druhé straně areálu, hledání materiálu a vybavení, zbytečné množství prokliků při plnění akce na webu, … Mezi další příklady patří produkce funkcí, které zákazník nevyžaduje a nepotřebuje, nebo jakékoliv procesní nedostatky vedoucí k duplicitě práce či zbytečnému úsilí. Pro potřeby IT si můžeme plýtvání definovat jako jakoukoliv práci, která nepřidává hodnotu produktu či službě, kterou poskytujeme zákazníkovi.
Lean IT vs ITIL®, DevOps a Agile
Lean sám o sobě nestojí proti uznávaným nejlepším praktikám, jako je ITIL nebo DevOps. Smyslem Leanu je zlepšování a zlepšovat není možné jen tak z ničeho. Vztah Leanu k ostatním přístupům dobře shrnuje Peter Hubbard, konzultant společnosti PinkElephant: „Lean není lepší než ITIL nebo jiné rámce. Lean sám o sobě nemůže udělat vůbec nic. Pouze hledá problémy a řeší je. Lean vám neříká, co máte dělat. Radí Vám, jak věci zlepšovat. ITIL i DevOps mluví o kontinuálním zlepšování. Neradí příliš konkrétně, jak má k zlepšení dojít. Lean Vám dává obrovské množství konkrétních nástrojů, ze kterých si můžete vybrat.“
Jak se chová štíhlé IT?
V češtině někdy používáme termín řešení navržená od stolu, za kterým stojí představa vedoucích pracovníků zavřených v izolované pracovně, kteří rozebírají aktuální problémy a navrhují nápravu. Od stolu tedy znamená bez kontaktu s každodenní realitou, bez vhledu těch, které problém nejvíce trápí. Lean IT management je přesným opakem takového chování. Pokud toužíte dát svému IT odtučňovací kůru (bavíme se o procesní složitosti, nikoliv o počtu pracovníků), musíte opustit kanceláře a zasedací místnosti a jít se podívat na místo činu.
Když jsem nastoupil na první studentskou pozici ve velké korporaci, podstatná část práce týmu spočívala v manuálním vstupování dat do systému. V rámci snah o zefektivnění procesů při své návštěvě České republiky navštívil tým jeden z nejvyšších manažerů oddělení a strávil celé dopoledne rutinní studentskou prací. To je Lean přístup. Zkoumejte problémy z první ruky. Běžte se sami přesvědčit. Diskutujte o problémech tam, kde k nim dochází.
Štíhlé IT neřeší problémy vodopádovým přístupem. Jeho jádro spočívá v drobných vylepšeních rychle uváděných do života. Dá se to dělat lépe? Udělejme to. Pije Vám nějaký problém krev? Vnímejte ho jako příležitost ke zlepšení a buďte sami součástí řešení. Zavádět takovou kulturu není nic jednoduchého. Výsledky ale stojí za to.
Přidaná hodnota jako zásadní kritérium Lean přístupu
Jakmile zavádíte Lean přístup, učíte se rozlišovat aktivity na 3 typy: 1) S přidanou hodnotou pro zákazníka, 2) Nutné činnosti bez přidané hodnoty pro zákazníka (například nábor zaměstnanců), 3) Bez přidané hodnoty pro zákazníka a byznys.
Třetí kategorie Vám poskytuje prostor pro zlepšování. Může sem patřit jakákoliv duplicitní práce, řešení incidentů stále dokola bez opravy kořenové příčiny nebo čas strávený zjišťováním stavu existujících úkolů zmíněný na začátku článku. Abyste objevili zdroje plýtvání, musíte si klást správné otázky. Níže uvádíme několik příkladů:
- Jsou součástí procesu velmi komplexní činnosti?
- Dochází k předání práce mezi teamy?
- Kde dochází ke zpožděním či čekání?
- Jsou všechny kroky v daném workflow nutné?
- Má každý krok procesu právě dostatečnou kapacitu?
- Existují zde kroky, které nepřidávají hodnotu pro zákazníka?
- Můžeme snížit množství nutných činností, které nepřináší hodnotu zákazníkovi?
- …
Závěr
Pokud jste v rostoucí organizaci, která se potýká s nárůstem procesní a byrokratické zátěže, Lean IT je praktický přístup, který Vám pomůže najít chytřejší a lepší způsob práce. „Lean je v první řadě věcí kultury. Je to způsob přemýšlení a jednání. Je to o zvyšování hodnoty pro zákazníka a odstranění zbytečného plýtvání. Management ve štíhlé organizaci nemá odpovědi, ale otázky. Lean se týká úplně všech zaměstnanců a jeho středobodem je neustále zlepšování (continual improvement),“ shrnuje Lean přístup Peter Hubbard.
Získejte ITIL 4 Starter pack
Pokud vás zajímá, jak lépe řídit IT, stáhněte si náš exkluzivní ITIL 4 Starter pac, kde mimo jiné najdete:
- Video přednášky od jednoho ze spoluautorů ITIL Philipa Hearsuma: Introducing ITIL 4 a High Velocity IT
- Panelovou diskusi s autory ITIL
- Článek o historii a směřování ITIL
- Článek o klíčovém konceptu ITIL v4: service value systému
ITIL® is a (registered) Trade Mark of AXELOS Limited. All rights reserved.