Už jste někdy hledali starou fakturu jen abyste ověřili, zda je notebook ještě v záruce? Evidence IT majetku (IT Asset Management - ITAM) je pro malé a střední firmy často tou částí IT, o které všichni ví, že by ji měli dělat pořádně - ale pořád se to tak úplně nedaří.
Položte si otázku: Kdyby teď někdo prošel vaší kanceláří a klidně si odnesl dva monitory, kdo by si toho všiml?
ITAM by měl být základem přehledu o majetku, bezpečnosti, souladu s normami i finanční odpovědnosti. Ale v praxi často končí v sekci „důležité, ale nehoří“. Všichni uznávají, že je potřeba, jen se na něj při rozpočtování prostě „nedostane“. Až do chvíle, když nastane problém.
Proč je ITAM i v roce 2025 často podceňován
Částečně proto, že jeho přínosy nejsou na první pohled vidět - dokud nepřijde audit, neplánuje se rozpočet, nebo nezmizí zařízení při odchodu zaměstnance z firmy. Tehdy absence systému pro správu majetku bolí nejvíc.
IT týmy většinou chtějí mít ITAM pod kontrolou, ale přetlak jiných priorit, bezpečnost, migrace systémů, každodenní provozní požáry, jim to nedovolí.
A tak vzniká provizorní řešení z nástrojů jako Microsoft Intune nebo Excel. Každý z nich funguje částečně, ale dohromady z toho nikdy nevznikne jednotný přehled.
Výsledek? Roztříštěná data, nejasné vlastnictví, nevyužité licence a bezpečnostní rizika.
Pandemie to jen urychlila
Během covidu musely firmy přes noc přejít na home office. Nakupovaly notebooky, monitory, kamery ve velkém a často bez jakékoliv evidence. Dokumentace šla zkrátka stranou. Tři roky poté mnoho firem stále neví, co se kam ztratilo, co bylo vráceno a co pomalu chátrá mimo dohled.
Na druhou stranu, právě pandemie otevřela oči. Mnoho firem si uvědomilo, jak moc potřebují mít IT zařízení pod kontrolou a začaly systematicky zavádět procesy, propojovat ITAM s onboardingem i offboardingem, a budovat alespoň základní rámec pro řízení IT procesů.
Problémy, se kterými se malé a střední podniky nejčastěji potýkají
- Chybí přehled o majetku - S rostoucím počtem zařízení a softwaru přestává manuální evidence dávat smysl. Když IT nemá jasný přehled o tom, kdo co používá, kde se to nachází a v jakém je to stavu, vznikají chyby, zbytečné nákupy a výpadky.
- Nesprávná nebo neúplná data - Zastaralé záznamy, překlepy, chybějící údaje - to je běžná realita mnoha firem. Zařízení jsou vyřazena, přepsána na jiného zaměstnance bez dohledatelného záznamu. Jakmile se nedá věřit datům, ohrožuje to rozpočty, licence i bezpečnost.
- Špatné řízení životního cyklu - Bez přehledu o tom, co se děje se zařízeními od nákupu až po likvidaci, se vytrácí možnost efektivní údržby, opětovného využití i bezpečné likvidace. Výsledkem mohou být zbytečné nákupy a neplánované výdaje.
- Soulad s předpisy, audit - Normy jako ISO 27001, GDPR, Cyber Essentials, HIPAA nebo DORA vyžadují přesnou evidenci. Kdo ji nemá, stresuje se pokaždé, když dorazí audit.
- Neefektivní využití nástrojů - Mnoho firem si ITAM software pořídí, ale nikdy ho pořádně nezavede. Chybí školení, integrace i zodpovědná osoba.
Jak z ITAM chaosu udělat přehled a jistotu
1. Začněte jedním zdrojem pravdy
První a nejdůležitější krok: vytvořit jednotný zdroj dat o IT majetku. Zapomeňte na tabulky a nepropojené nástroje. Je čas přejít na centralizovaný systém pro správu majetku, který uchovává jak technické, tak administrativní informace o každém zařízení - od parametrů přes záruční list až po umístění a přiřazeného uživatele. Všechno by mělo být na jednom místě, ideálně aktualizováno v reálném čase.
2. Životní cyklus majetku
Jakmile máte centrální systém, dalším krokem je sledování celého životního cyklu majetku - od nákupu, přes přidělení majetku uživateli a průběžné změny (např. upgrady nebo přesuny mezi odděleními), až po vyřazení a likvidaci. Díky tomu lépe plánujete rozpočty, vyhnete se zbytečným nákupům a dokážete využít záruky naplno.
3. Bezpečnost a soulad s předpisy
Moderní ITAM musí být úzce propojen s kyberbezpečností a předpisy. Pakliže dojde k incidentu, díky dobře vedené evidenci majetku přesně víte, kterého zařízení se incident týká nebo kdo ho naposledy používal. Takový přehled umožňuje mnohem rychleji a přesněji reagovat na bezpečnostní události, žádosti o audit nebo notifikace o únicích dat. Automatizace v oblasti ITAM navíc výrazně snižuje administrativní zátěž a pomáhá udržovat evidenci majetku aktuální - bez nutnosti neustálého ručního doplňování.
Využijte ITAM naplno
IT Asset Management nemůže být pouze doplněk jiných projektů. Musí mít vlastníka - člověka, který dohlíží, že majetek je správně evidován, pravidla se dodržují a změny se zaznamenávají. Odpovědnost by ale měla sahat i k samotným uživatelům.
Procesy nástupu a odchodu zaměstnanců by měl být jasně definovaný - je potřeba vymezit, kdo za jaké zařízení odpovídá, kdy a jak ho má vrátit, a komu hlásit problémy.
Zodpovědné osoby za ITAM např. vedoucí IT oddělení, manažeři, by měli umět vysvětli přínos ITAMu i mimo IT oddělení - snižuje zbytečné výdaje, minimalizuje bezpečnostní rizika, zrychluje podporu uživatelů, podporuje udržitelný přístup díky opětovnému využití zařízení.
Pokud vedení bude vnímat ITAM jako nástroj pro úsporu, snížení rizik a zajištění souladu s předpisy, snadněji získáte jeho podporu.
Chcete mít jasnou evidenci IT majetku? Využijte možnost bezplatného demo a podívejte se, jak ALVAO funguje.