Firma přes 85 let vyrábí tradiční lihoviny a hořké likéry. Za dobu působení se pod její křídla dostalo na 40 celosvětově známých značek, kterých je firma výhradním distributorem.
Software, který STOCK používal, vystačil jenom účetnictví. Při evidenci hmotného majetku a monitorování životního cyklu narazila firma na jeho limity. Původní řešení nenabízelo operativní možnosti a brzdilo dynamické potřeby IT oddělení.
Firma nakoupila počítač a ještě než byl zaregistrovaný v SAPu, byl už dávno jinde a bez potřebného zaevidování.
„V době COVIDu to byl velký problém – lidé potřebovali rychle odejít na home office. Rozdali jsme techniku a ztratili přehled, co a kde je“, komentuje původní stav Country IT Director Aleš Kamarád.
STOCK hledal moderní řešení, které naplní potřeby businessu a zpřehlední evidenci majetku. ALVAO společnost zaujalo nejen funkčnostmi, ale i cenou. A proto se firma rozhodla pro náš produkt.
„Politika ALVAO je správně nastavená. Do Asset Managementu můžeme nahrát doslova cokoliv – stůl, židli či periferii a licence jsou přitom vázané na počítače,“ hodnotí ALVAO Aleš Kamarád
Dle ITIL 4 řídícího principu "Start where you are" jsme začali analýzou excelovských souborů, které STOCK využíval společně se SAP pro evidenci majetku.
Data jsme pročistili a společně s klientem definovali, které údaje již nejsou potřeba – např. protože je ALVAO detekuje automaticky dle aktuálního stavu v reálném čase.
Zbylá data jsme před importem namapovali na vlastnosti dle předpřipravených šablon v Asset Managementu.
Mezitím nám rozdistribuovaní Autonomní agenti – funkce Asset Managementu – poskytli data z první hromadné detekce napříč firmou. Tím naplnili evidenci počítačů a notebooků aktuálními informacemi o hardwaru i softwaru. Velmi rychle jsme dostali firmu do stavu, kdy všechna data směřují do ALVAO a přehledný strom objektů pomáhá v každodenní práci IT.
„Organizaci v Asset Managementu jsme zvolili dle umístění majetku v konkrétní lokalitě, patře a místnosti. Z prostého důvodu. Podobně jako v nemocnicích, nejsou všechny prostory, tedy spravovaná IT zařízení, přístupná všem,“ komentuje implementaci Jiří Janků, Solution Architect v ALVAO.
Do ALVAO se za nedlouho po nasazení přidal i účetní sektor. STOCK chce v Asset Managementu evidovat nejen veškerý hmotný majetek.
Doba, kterou IT zaměstnanci stráví inventurou, se zkrátila na 80 %. A přesnost je násobně vyšší. Majetek je evidovaný na uživatele a IT oddělení nemusí týdny strávit fyzickou inventurou. Jednoduše elektronicky rozešle inventurní listy. Zaměstnanci odkliknou, který majetek vlastní a firma má zinventarizováno. Převést majetek z jednoho zaměstnance na druhého navíc nezabere víc než pár vteřin.
Všechna zařízení mají nově nastavený životní cyklus. Technik je schopný přesně naplánovat obnovu HW. Dříve nemělo IT přehled o množství techniky, kterou bude potřebovat v následujícím fiskálním roce anebo sestavování rozpočtu trvalo zbytečně dlouho a zaměstnalo polovinu oddělení. Nyní technici otevřou ALVAO, vyselektují údaje, které potřebují znát a okamžitě se dozví odpovědi.
„Nyní jsem schopen vyargumentovat, proč tento rok budu potřebovat o 1/3 peněz víc na obnovu hardwaru než v minulém roce. Vedení má investice podložené čísly z ALVAO“, hodnotí ALVAO Aleš Kamarád
Po implementaci Asset Managementu, začala firma inspirovaná jednoduchostí a efektivitou ALVAO, řešit nefunkční řízení IT, které do té doby probíhalo v robustním a zbytečně složitém helpdesku.
Uživatelé nebyli v softwaru ani zaškoleni, což jakékoliv fungování odsoudilo k neúspěchu. V softwaru nebyli nebyly notifikace o změně stavu v požadavku. Chyběl uživatelský portál/KB a celkové řešení požadavků bylo neefektivní.
„Druhý software ALVAO – Service Desk byl přesně to, co jsem hledal. Dokáže pokrýt základní potřeby firmy naší velikosti, má jednoduchý a efektivní samoobslužný portál a disponuje automatickým zakládáním požadavků,“ vzpomíná na výběr ALVAO Aleš Kamarád.
Celá implementace probíhala měla jasnou vizi zavést jednotné kontaktní místo (Single pPoint of Contact) s integrovanou evidencí veškerého IT majetku z Asset Managementu. Produkty vyvíjíme jako ucelené řešení, protože společně fungují nejlépe – jako ITSM a právě toho chtěl STOCK využít.
„Adaptace uživateli byla neskutečně hladká. Jakmile zjistili, že něco takového existuje, spousta z nich začala proaktivně chodit cestou ALVAO. Viděli, že jde o rychlejší a schůdnější cestu, jak se dostat k pomoci od IT,“ upřesňuje zabíhání ALVAO Aleš Kamarád.
„Prostředí ALVAO je přirozené. Nemá 3 miliony tlačítek, které využiji jednou za 5 let. Nástroj má přesně to, co potřebuji. Zorientovat se na první dobrou je jednoduché. Ztratit se v Service Desku nejde,“ komentuje Aleš Kamarád.
IT oddělení má jediné kontaktní místo, kam uživatelé nahlašují požadavky. Technici se nezdržují telefonováním či dopisováním si s uživateli. S nasazením ALVAO se rapidně zlepšila organizace práce v IT oddělení a společnost začala dodržovat nastavená SLA.
Pokud vznikne zaměstnancům z výroby jakýkoliv incident, otevřou požadavek v Service Desku, a ten putuje k řešitelům. ALVAO si poradilo i se střídáním směn. Uživatelé vidí požadavky ostatních, nevznikají tedy duplicitní tickety a nikde se nemusí nechávat lístečky nebo upozornění.
Do Service Desku jsme nasadili robustní procesy nástupu a odchodu zaměstnance. Díky ALVAO personalista na nic nezapomene a všechny úkoly i na další oddělení může delegovat z jediného místa.
Technici dokážou řešení administrovat svépomocí a nejsou odkázáni na naši pomoc, která je jim kdykoliv k dispozici. Katalog služeb, ze kterého uživatelé vybírají žádosti, sice naplnilo předpřipravené řešení, i přesto jsme IT oddělení STOCK zaškolili na kompletní a zejména samostatné používání Service Desku.
Evidence ticketů a incidentů je mnohem detailnější, přesnější a už díky základnímu reportingu se firmě podařilo identifikovat několik problémů, které předtím neviděli.
Technici mohou na základě počtu a struktuře požadavků z ALVAO dělat podložená rozhodnutí. Operativní i manažerské reporty jsou dostupné v Microsoft Power BI sestavách, které jsou napojené na Service Desk.
Po několika měsících usilovné práce a desítkách odpracovaných hodin se řešení dostalo do dnešní podoby. Uživatelé využívají Service Desk na denní bázi a na staré postupy si ani nevzpomenou. IT oddělení má dobře zorganizovanou práci a evidence majetku je 100% přesná a efektivní. Každoroční inventura majetku je potom díky ALVAO násobně rychlejší.
„Našli jsme spoustu bottlenecků (úzké/slabší místo v projektu či organizaci, které zpomaluje celý proces), o kterých jsme ani netušili. To byl jeden z prvních přínosů, které jsem okamžitě po nasazení ALVAO viděl,“ shrnuje spolupráci Aleš Kamarád.
Inspirovala vás případové studie STOCK Plzeň – Božkov k podobným změnám?
Chcete posílit vaše oddělení a společnost?
Kontaktuje naše konzultanty a domluvte si bezplatnou schůzku anebo se podívejte na detaily našich produktů – Service Desk & Asset Management.