Na našich webových stránkách používáme soubory cookie ke zlepšení uživatelského prostředí a pro reklamní účely. Prohlášení o zásadách ochrany osobních údajů.

Jak COVID-19 změnil význam efektivity a produktivity v online pracovním prostředí?

Události spojené COVID-19 zrychlily změny na pracovišti. Firmy musely velmi rychle reagovat na nové skutečnosti. Musely si osvojit rychlejší agilnější přístupy práce. Nově začaly velké skupiny lidí po celém světě naráz pracovat na dálku. Manažeři si dělají lepší představu o tom, co lze a co nelze udělat mimo tradiční podnikové procesy, a COVID-19 změnil tempo i rozsah inovací na pracovišti. Mnoho organizací objevuje jednodušší, rychlejší způsoby práce.

V předchozím díle jsme se dívali více obecně na manažerské metody pro sledování produktivity. V tomto díle bychom se už podívali na konkrétní praktické postupy, které můžete ihned vyzkoušet a zavést do praxe. Najdete zde tipy jak pro manažery, tak pro jednotlivé členy týmu.


Jak organizovat práci v týmu, který pracuje online?

Pokud vedete svůj tým vzdáleně, není možné být u všeho. Místo toho budete muset budovat důvěru a dávat svému týmu možnost poučit se ze svých chyb. Nelze dosáhnout maximální produktivity bez minimální důvěry nutné pro autonomní práci. Pracovníci potřebují mít možnost prozkoumat nové nápady, rychle se rozhodovat a jednat. Díky tomu mohou zlepšit svoji produktivitu. Chcete-li dosáhnout vysokého výkonu, hledejte rovnováhu mezi sledováním výkonu a budováním důvěry. Zde je návrh, jak by mohla vypadat organizace pracovního týdne vašeho týmu.



Kromě těchto pravidelných schůzek nezapomeňte také naplánovat pravidelné retrospektivy o kterých jsme hovořili v předchozím díle. Měly by být naplánované každých čtrnáct dní a umožní vám získat zpětnou vazbu k tomu co se děje. Můžete je vnímat i jako malé teambuldingové akce.

Samozřejmě každý tým potřebuje jiný přístup. Toto není dogma a je potřeba si najít vyhovující řešení.  Některým našim zákazníkům se osvědčilo dávat statusovou schůzku každý den a jednou za týden prioritizace úkolů na další týden. Týmové schůzky je pak možné doplnit one to one schůzkami s jednotlivými projektovými manažery. Konkrétní nastavení modelu musí odrážet složení týmu a typu práce. Je důležité vytvořit prostor pro "diskuse v kuchyňce" i v online prostředí, tzn. neformálně probrat i osobní věci, neformální názory, co komu vadí.

Nám se osvědčilo dávat statusovou schůzku na úterý, protože v pondělí mají schůzky byznys týmy s vyžadují často intenzivnější IT podporu ať už jde o incidenty nebo naléhavé požadavky. Pro zlepšení osobního kontaktu vyžadujeme používání kamery při telekonferencích. Také věnujeme nějaký čas na osobní otázky, což zlepšuje morálku v týmu.“ sdílí svoje zkušenosti Denis Zemánek, IT manager společnosti Asekol.


Jak zvýšit svoji osobní produktivitu?

Práce online pro hodně lidí znamená, že jsou vlastně stále v práci i když třeba fyzicky sedí doma. Snažte se proto najít hranici mezi pracovním a soukromým časem. Dělejte pravidelné přestávky v průběhu dne, abyste zůstali koncentrovaní na další úkol. Najděte si rutinu a zkuste dodržovat pracovní dobu, abyste snížili riziko vyhoření. Vyhýbejte se odesílání e-mailů mimo pracovní dobu. Pokud to porušíte a nejde o naléhavý e-mail nastavte na něm odložené doručení až v další pracovní den. To pomůže i vašim kolegům udržovat rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem nutnou k dobíjení baterek. 

Používejte svůj kalendář jako nástroj na osobní kapacitní plánování. V rámci pracovní doby, kterou si nastavíte, nejprve naplánujte časové bloky na úkoly, které musíte dokončit. To vás bude povzbuzovat k dodržení svého týdenního plánu. Ostatní také budou chápat, že už máte plno. Navíc dnes i online komunikační nástroje typu Skype/Teams nastavují váš stav podle kalendáře. To by mělo minimalizovat rozptylování od lidí, kteří s vámi komunikují.

Uvědomte si, že je velký rozdíl mezi „být zaneprázdněn“ a „být produktivní“. Pokud jdete z jedné porady na druhou, pak logicky nemůžete dokončit své úkoly v čas. Promluvte si se svým nadřízeným o tom, zda nutně musíte být všude. Schůzky by měly být stručné a efektivní, aby vždy zůstalo dostatek času na dokončení samotné práce. Pokud musíte pracovat během schůzek není pro produktivní ani pro schůzky ani pro úkoly.


Budování kultury hyperefektivity

Jak v předchozích dílech, tak i v tomto jsme se podívali na určité první kroky směřující k vyšší efektivitě týmu. Věřím, že se k tomuto tématu budeme pravidelně vracet a přinášet další nápady. Každý tým je jiný a každý bude potřebovat jiný přístup. Postupně zkusíme přinášet další nápady, jak efektivitu zvyšovat. Pokud jste vedoucí týmu, tak počítejte s tím, že zvyšování produktivity je nekončící proces. Oceňujte přínos každého člena týmu, a to posílí jejich chuť do další práce. Vytvořte prostor pro otevřenou komunikaci, pro dotazy nebo obavy. Může to být třeba otevřené diskuzní téma v Teams, kde všichni mohou sdílet zajímavé články a svoje zkušenosti. Vaše role je v tomto nenahraditelná. Je ideální, pokud ze zlepšování uděláte kulturní pilíř, který pravidelně připomínáte. Každý člen týmu by měl chápat, že pokud se nebude zlepšovat a zastaví se, tak všichni kolem mu utečou. Takový je zákon přírody. Jakákoliv krize podobná COVID-19 je pouhým katalyzátorem změn. Otevírají se příležitosti a objevuje se budoucnost. Týmy, které se dokáží rychleji změnit a inovovat předepsané přístupy a standardizované řešení, dokáží lépe projít těžké období. Naše schopnost to rozpoznat a aktivně vybavovat naše týmy nejen fyzickými prostředky, ale také dovednostmi, způsoby myšlení, chováním a hodnotami, bude rozhodující pro zajištění toho, abychom v budoucnu lépe uspěli.


Stáhněte si náš 90denní plán nového IT manažera

  • Jednoduchý návod, jak řídit IT v nové firmě
  • 8 praktických kroků, které vám pomůžou v nové roli uspět
  • Rozhovor s výkonným ředitelem IT v ComAp a. s.
  • 5 tipů pro zákaznicky orientované oddělení

Stáhnout

Datum zveřejnění článku: 19. ledna 2021

CIO Newsletter

Přináší nové pohledy na roli CIO ve firmě, inspirativní doporučení, jak v této roli obstát, rady, jak „zvládnout“ zaměstnance IT oddělení, a aktuality v oboru.

Přihlásit k odběru newsletter

eBook 90denní plán nového IT manažera

Zkušený CIO, který vám dá jasnou odpověď, jak postupovat pokud dostanete na starosti IT a očekává se od Vás, že provedete rychlá a účinná opatření.

Stáhnout eBook