Proč byste měli evidovat majetek
Největší bohatství dnešních firem jsou lidé a know-how. Tak proč byste měli kontrolovat majetek, který není v porovnání se znalostmi tak důležitý? Zaměstnanci potřebují svůj potenciál rozvíjet – technologiemi. Zaměstnavatelé by proto měli pro své zaměstnance připravit vyhovující prostředí a techniku.
Drtivá většina zaměstnanců dnešní doby používá majetek společnosti k práci. Je proto nutné dohlížet, aby bylo všeho dost pro každého, aby se majetek neztrácel a byl dobře zaevidovaný v případě poruchy.
1. Bez evidence se majetek ztrácí
Pokud majetek svěříte zaměstnancům bez evidence, riskujete, že se nevrátí zpět. Bez přehledných dat nevíte, jaký majetek má zaměstnanec vypůjčený. Pokud by vám při odchodu ze společnosti vrátil pouze notebook, museli byste mu důvěřovat. Stále si ovšem může nechat telefon nebo monitor.
2. Kompletní přehled vám ukáže aktuální data
V dobře udělané evidenci dokážete majetek filtrovat, abyste se dozvěděli, co vše je již opotřebeno. Zároveň jednoduše zjistíte, technické údaje, výrobce nebo kdy končí záruční doba majetku.
3. Digitalizace vás zbaví papírových dokladů
Evidence majetku vedená digitálně snižuje vaši ekologickou stopu. Navíc se nemusíte topit ve fakturách a dokladech. Vše máte v digitální podobě a snadno dohledatelné – v evidenci.
Jak se dělá inventura majetku
Inventura slouží k ověření evidovaného a skutečného stavu. Zejména u středních a větších podniků, kde se majetek, vzhledem k jeho rozsahu, špatně kontroluje vizuálně. V tu chvíli přichází na scénu technologie, které vám zjednodušují život a šetří čas.
Fyzická inventura vás obírá o moře času
Osoba, která provádí inventuru, obejde veškerý majetek a zaeviduje jeho nalezení. Právě z tohoto důvodu má inventura velmi špatné jméno ve společnosti. Obejít a zkontrolovat veškerý majetek společnosti zabere obrovské množství času.
Proč fyzická inventura trvá dlouho a dá se urychlit?
Za roky fyzických inventur se metoda výrazně zlepšila – provádí se pomocí čteček čárových kódů nebo RFID čipů, což proces výrazně urychlilo. I přesto se jedná o první krok evoluce.
Fyzická inventura nevyhovuje dnešní době
V dnešní době mívají zaměstnanci firemní majetek doma, aby mohli pracovat i vzdáleně. To bývá pro fyzickou inventuru doslova peklem. Dostat zaměstnance s veškerým svým majetkem v jeden čas na jedno místo je velmi složité a proces inventury to nesmírně komplikuje.
Digitalizujte inventuru – nechte ji na zaměstnancích
Pokud se při inventuře oprostíte od zastaralých procesů a vydáte se novým směrem, dobré jméno inventury může být zachráněno.
Nechte kontrolu majetku svěřeného zaměstnancům právě na nich. Každý zaměstnanec může provést inventuru svěřeného majetku v době, kdy se mu to hodí a z místa, kde má majetek k dispozici.
„S přechodem na samoobsluhu, kde si každý potvrdí vlastní majetek, jsme získali časově efektivní inventuru. Díky tomu jsme do inventury zařadili i další aktiva jako jsou klíče a razítka,“ říká Aleš Kruczek, IT and Project Office Director v ALD Automotive s.r.o.
Takový postup dramaticky sníží čas potřebný na provedení inventury a zároveň vám umožní provádět inventuru majetku několikrát ročně.
Nutno ovšem dodat, že musíte zvolit vhodný nástroj, který je zmíněné metody schopný.
Vytvořením evidence majetku práce nekončí
Je důležité data v evidenci pravidelně udržovat a kontrolovat jejich integritu. Takto udržovaná databáze vám práci několikanásobně vrátí, a to ve formě úspory času při řešení problémů, které mohou nastat.
Inventura ve spojení se Service Deskem
Pokud máte v plánu řešit inventuru pravidelně anebo se obáváte, že na úkon zapomenete, může se vám v daném intervalu automaticky vytvořit požadavek, který vás nebo vaše kolegy automaticky upozorní.
Takto vytvořený požadavek může sloužit také pro sběr informací od zaměstnanců, např. pokud jim svěřený majetek v evidenci nesouhlasí s realitou.
V neposlední řadě může požadavek sloužit k archivaci výsledků inventury. Vše máte v digitální podobě a v případě potřeby rovnou po ruce.
„Webová inventura nám umožňuje jednoduchou kontrolu svěřených aktiv, interních i externích. Navíc zkrátila celý proces z několika týdnů do pár dnů “, komentuje Marián Podmajerský, vedoucí odboru informačních a komunikačních technologií Operačního střediska ZZS SR
Jak často dělat inventuru?
Univerzální doporučení samozřejmě neexistuje. Čím častěji se ale inventura provádí, tím větší jistotu o správnosti dat v evidenci máte. Pokud si ovšem zvolíte nesprávné nástroje, může být proces velmi zdlouhavý a nákladný.
Povinná inventura v Česku
V České republice je inventura alespoň jednou ročně zákonem povinná. Stejný interval provádění inventury doporučujeme i my. Jde o ideální kompromis mezi udržením reálných dat v evidenci a energií vynaloženou na její zprocesování. S použitím moderních nástrojů sice vynaložený čas ušetříte, ale stále musí brát v potaz, že jde o formu kontroly, kterou zaměstnanci nemají v lásce.
5 nejčastějších chyb, kterých se pracovníci dopouštějí, při inventuře majetku
Na konec uvádíme nejčastější chyby, kterým byste se při inventuře měli vyhnout.
- Chcete ušetřit – snažíte se provést inventuru v co nejmenším počtu zaměstnanců a za pomoci nevyhovujících nástrojů, abyste ušetřili. Ve výsledku inventura trvá déle a proces je výrazně nákladnější.
- Nepravidelnost – inventura by se měla provádět v pravidelných cyklech. Čím delší je doba od poslední inventury, tím větší odchylka v evidenci může vzniknout a zpracování výsledků vás bude stát více sil.
- Zastaralé postupy – stejně jako další procesy i zhotovení inventury prochází vývojem a neustále se zdokonaluje. Provádění inventury pomocí novějších metod může výrazně ušetřit čas i peníze.
- Nevhodná doba – konec roku je pro spoustu zaměstnanců hektický, a to jak z pracovního, tak osobního hlediska. Není proto vhodné nechávat inventuru až na prosinec, ale raději začněte s předstihem.
- Bojíte se jí – inventura má špatnou pověst a její proces je spojený s negativními emocemi. S využitím správných nástrojů se může inventura změnit na přátelského pomocníka.