Operačné stredisko záchrannej zdravotnej služby SR (ZZS SR) zabezpečuje příjem tísňového volání záchranné zdravotní služby. Krom toho řídí, koordinuje a vyhodnocuje záchrannou zdravotní službu tak, aby zabezpečila její plynulost a nepřetržitost.

Pod svojí správou mají 8 krajských operačních středisek a v současné době řídí a koordinují činnost pro flotilu 321 pozemních záchranných vozů a 7 vrtulníků záchranné zdravotní služby.

Vzhledem k vysokému počtu lokací a vybavení bylo třeba najít nástroj, který sjednotí evidenci majetku i požadavků. „Na operačním středisku ZZS SR zajišťujeme specifické ICT vybavení sloužící pro komunikaci, navigaci a monitoring polohy vozidel ZZS. Celkem sdružujeme 14 právních subjektů, z toho jsou dva státní. Na management tedy velmi komplikované, proto jsme potřebovali jeden seriózní systém pro evidenci a sbírání podnětů, " hodnotí projekt Marián Podmajerský, vedoucí odboru informačních a komunikačních technologií Operačního střediska ZZS SR. 

Na začátku se operační středisko potýkalo s několika problémy. IT oddělení sbíralo velké množství požadavků, které k nim přicházely telefonicky nebo emailem. Neměli přehled o jejich přesném množství, nebyla interně nastavená SLA a docházelo ke ztrátám požadavků nebo jejich neřešení. Bylo pro ně tedy velmi komplikované obhájit svoji práci – ať už žádali o nové posily do týmu, nebo nákup nového vybavení. Problematický byl také samotný nástup a výstup zaměstnance. "Předtím byla veškerá zodpovědnost na vedoucím oddělení a stávalo se, že před příchodem nového zaměstnance nebylo vše připravené, jelikož bylo potřeba provázat více činností a řešitelů."

V rámci správy majetku bylo potřeba vyřešit starost o velké množství IT vybavení, u kterého nebylo možné spolehlivě monitorovat potřebu obnovy a případných záručních lhůt.

V rámci globálního projektu digitalizace záchranných služeb iniciovaný WHO (World Health Organization), se ZZS SR zaměřilo na oblast týkající se vozidel v terénu. Jako státní organizace bylo třeba uchovávat data na území Slovenské republiky, proto používají privátní Azure Stack.

V Operačném stredisku záchrannej zdravotnej služby SK byly nasazeny systémy pro evidenci zařízení a sběr požadavků (ALVAO Service Desk i ALVAO Asset Management).

"Díky Asset Managementu zvládáme údaje přesně evidovat a poté pružně reagovat na vzniklé situace,“ Marián Podmajerský.

Evidence majetku obsahuje kromě IT vybavení také záchranářská auta, vysílačky a nově také GPS, což se vyplatilo především v loňském a letošním roce, kdy byly záchranné služby vytížené na maximum a na dohledávání vybavení nebyl prostor. „Zaměřili jsme se především na majetek, který dáváme záchranářům do terénu. V sanitkách řešíme navigace prostřednictvím smartphonů za sklem. Vzhledem k velkému množství lokací je instalace poměrně problematická, stejně tak dohledávání majetku. Zrovna navigace jsou velmi poruchové, jejich životnost se odvíjí v závislosti na počasí a pro nás bylo velmi důležité mít přehled o tom, které jsou v záruce a které už ne. Díky Asset Managementu zvládáme tyto údaje přesně evidovat a poté pružně reagovat na vzniklé situace,“ komentuje situace Marián Podmajerský.

V Asset Managementu v současné době evidují vlastní majetek firmy, postupem času však chtějí do evidence zahrnout i veškerý majetek na leasing.

Řešení bylo třeba převést do cloudu (Microsoft Azure SaaS), aby měl zákazník dostatek času na strategické úkoly a nemusel se starat o infrastrukturu. „Výhody vnímáme ve zvýšení dostupnosti služby. Přístup z internetu není omezen na infrastrukturu organizace a je uživatelsky komfortní z pohledu základních funkcionalit při práci z jakéhokoliv koncového zařízení (pracovní stanice, notebook, tablet, mobil). V další řadě takové úspora na licencích, zejména MS SQL. Platíme za to, co používáme. Také máme rychlý přístup ke novým funkcionalitám, hotfix a podobně. “

Následně se systém rozšířil napříč všemi pobočkami a organizačními útvary z oblasti IT na Hospodářkou správu, která řeší vozidla a další elektrická zařízení.

"Webová inventura nám umožňuje jednoduchou kontrolu svěřených aktiv, interních i externích. Navíc zkrátila celý proces z několika týdnů do pár dnů", Marián Podmajerský.

Jako další významný benefit vidí unikátní systém webové inventury, který dokáže zkrátit inventuru z několika týdnů do pár dnů. Uživatelé obdrží emailové upozornění na prováděnou inventuru. Na webovém portálu následně vidí veškerý svěřený majetek, který jednoduše potvrdí. Inventura přes email tak vyřešila problém s velkým množstvím poboček a vybavením „na cestách“. 

„Od webové inventury si slibujeme zjednodušení kontroly svěřených aktiv, ať už interně nebo externě. Jsou centrálně evidovány, s živými aktualizacemi (online), a spojitelné s požadavky žadatele. Druhá výhoda je v evidenci majetku, který se nepovažuje za účetní, ale je předaný do užívání a je to IT aktivum. V neposlední řadě, je možné celistvě uživateli prezentovat, co má mít připravené na kontrolu a co mu bylo svěřeno do užívání. “

Sběr požadavků z vozidel záchranné služby se řeší skrze Service Desk, pomocí kterého si definovali nastavení vlastních formulářů, které přesně odpovídají potřebám organizace. Díky webové aplikaci mají snadný přístup do systému skrz zařízení přímo ve vozidle (tablety, smartphone). Výrazně se také usnadnil a zautomatizoval nástup a výstup zaměstnance.

„Jako produkt je ALVAO velmi dobře vymyšlené. Navíc je mi ale sympatické, že celá myšlenka se nezaměřuje pouze na produkt, ale spíše na procesy. V řízení mého oddělení mi to velmi pomáhá,“ Marián Podmajerský.

 Automatický „rozpad“ vrcholového tiketu v Service Desku na několik menších podražených požadavků vidí pan Podmajerský jako jeden z největších benefitů systému z hlediska managementu.  Stejně tak schopnost sledovat plnění SLA, reakční časy, podrobný zápis úkonů i evidenci odpovědí. Díky integraci na Microsoft Power BI je možné sledovat plnění cílů zaměstnanců a umožňuje i přehled o celkovém chování všech uživatelů Service Desku.

Pracovníci v ZZS SR nejvíce oceňují provázanost obou systémů. Díky Asset Managementu vědí, o jaké vozy se starají, kde jsou, jak jsou vybaveny a nad jednotlivými přístroji řídí pravidelné zákonné revize. V rámci Service Desku je v návaznosti na to řízena podpora posádek záchranářských vozů. Z pozice posádek vozů je možné hlásit závady na řídících jednotkách a požadavky na vybavení vozů. „Jako produkt je ALVAO velmi dobře vymyšlené. Navíc je mi ale sympatické, že celá myšlenka se nezaměřuje pouze na produkt, ale spíše na procesy. V řízení mého oddělení mi to velmi pomáhá,“ uzavírá Marián Podmajerský.