Jak vyřešit přechod z helpdesku v IBM Lotus Notes na Microsoft 365

Řeší i vaše firma přechod z IBM Lotus Notes na Microsoft 365? Vy, jako IT manažer, máte plnou hlavu starostí a přemýšlíte, jak přechod zvládnout co nejhladčeji? Jak převést desítky až stovky aplikací, procesů a formulářů, které jste v Lotusu za roky používání vytvořili. Kde vést rozsáhlé evidence, jak omezit zbytečné přeučování na nové aplikace a zjednodušit adopci zaměstnanců na nový systém. 

Přechod ze zaběhlého ekosystému bude bolet

Ať už je přechod z důvodu plošných změn, které zavádí mateřská společnost nebo impuls přišel odjinud, změna bude bolet – opustit ekosystém po 10, 15, nebo dokonce 20 letech vždy bolí. To ovšem neznamená, že musí jít o táhlé a bezcílné trápení.

Co vše je potřeba nahradit

Lotus Notes byl ve své době lídrem v digitalizaci a fungoval jako univerzální nástroj. I dnes občas slouží jako ekosystém, ve kterém firmy tvoří formuláře, žádanky nebo nastavují schvalovací procesy napříč odděleními. 

Uživatelé si často vytvářeli desítky i stovky vlastních aplikací. Vše bylo propojené a fungovalo napříč společností, týmy i jednotlivci. Mluvíme o celém spektru aplikací od e-mailu, přes pomocné evidence majetku až po helpdesk.

Přechod z Lotus Notes HelpDesku a evidence majetku

Nicméně doba se změnila a vyžaduje větší interakci. Tu přináší aplikace Microsoft 365, v čele s MS Teams. Officy nahradí velkou část aplikací, na které jste byli v Lotusu zvyklí, ovšem ne všechny. 

V Microsoft 365 nenajdete nástroje pro hlášení závad/incidentů či evidenci majetku. V PowerApps sice můžete vytvořit jednoduchou aplikaci pro zadávání úkolů a použít Excel pro evidenci majetku. Nicméně pokud to myslíte s digitalizací vážně a chcete procesy skutečně automatizovat, je lepší použít jíž existující nástroje. Zjednodušíte tím práci nejen běžným uživatelům, ale i celému IT oddělení. Na AppSource najdete ALVAO jako jedno z preferovaných řešení pro MS365.

ALVAO řešení

ALVAO produkty Service Desk & Asset Management vám přechod na MS 365 podstatně usnadní. Náš software nabízí konfigurovatelnost formulářů, nastavování procesů schvalování, řízení nástupu a odchodu zaměstnance (starters/leavers proces) a další.

Díky jednoduché integraci Outlook Add-in můžete pracovat s požadavky přímo v e-mailu –⁠ podobně, jako v Lotus Notes. Nově díky Teams Add-in, můžete pracovat s požadavky i přímo v MS Teams. Významným benefitem, který jako bývalí uživatelé Lotus Notes s ALVAO získáte, je kromě integrovaného prostředí na Microsoft 365 také nástroj, který patří mezi TOP5 ITIL nástrojů z celého světa.

Široká paleta funkcí v Service Desku

Váš aktuální Helpdesk v Lotusu mohla být jednouchá aplikace o jednom formuláři (alespoň dle našich zkušeností s implementací ALVAO u ex Lotus Notes uživatelů). Aplikace dost možná odeslala požadavek e-mailem, který sloužil IT jako podklad pro řešení události.

S přechodem na MS365 máte příležitost začít využívat profesionální řešení v oblasti řízení a poskytování služeb, které zůstává uživatelsky jednoduché, a přitom plní mezinárodní standardy – ALVAO Service Desk. Co nástroj umí?

• Zefektivňuje práci: IT oddělení se vyhne telefonátům, e-mailům a zbytečným návštěvám, vše je v SD.
• Komplexní organizace: problém, je předán řešiteli, v případě potřeby jsou zahrnuty mezikroky a po dokončení je požadavek označen jako hotový.
• Informuje žadatele o vyřešení, automaticky rozděluje úkoly na pod-úkoly, apod.
• Podrobné přehledy a reporty: grafy a data, jak si IT oddělení vede.

Šetřete čas s Asset Managementem

Ruční přepisování dat, neexistující předávací protokoly nebo ruční vyplňovaní. Roztříštěné evidence, které jsou jinde než u IT oddělení a nekonečné excelovské tabulky. Zní vám to povědomě? Velké části našich zákazníků taky. Před nasazením ALVAO Asset Managementu si spousta našich zákazníků vedla databáze pouze v Excelu, kdy evidence majetku a informace o něm zabrala i týdny.

S moderním softwarem přesně víte, jakým majetkem disponujete, kdo je za něj zodpovědný a kde se zrovna nachází. Na jednom místě máte přehled o životním cyklu každého zařízení, od jeho nákupu až po vyřazení. Mluvíme o přehledné evidenci majetku ve stromové struktuře pro snadné třídění. Mezi oblíbené výhody ALVAO Asset Managmentu patří:

• Okamžité nasazení.
• Jednoduchá dostupnost odkudkoliv díky webové aplikaci.
• Minimalizace manuální práce pomocí automatizace.
• Zkrácení inventury z týdnů na dny.

Podívejte se, jak funguje stromová struktura v Asset Managementu:

Prostředí našich aplikací již znáte a upravíme ho dle vašich potřeb

Microsoft look and feel. Takové jsou naše produkty – navržené pro Microsoft, s maximálním důrazem na identické ovládání a funkčnost, kterou uživatelé již znají a prostředí, ve kterém jsou zvyklí pracovat. 

Naše řešení se dá navíc customizovat dle potřeb zákazníka. Ať už přidáním celého Service Desku do vašeho e-mailu nebo Teams.

Kdo už s ALVAO přešel na ITSM řešení

Výše zmíněné informace nehádáme, ani si je nedomýšlíme. Jsou založené na zkušenostech našich klientů, se kterými jsme implementovali ALVAO řešení. Patří mezi ně například:

Jak přechod zvládl HARTMANN – RICO a.s.

„Díky novému systému snadno vidím, na čem který člen týmu pracuje. To mi výrazně pomáhá ve směřování kapacit týmu na aktuální úkoly, které od nás požaduje byznys,“ říká Radovan Fikr ze společnosti HARTMANN – RICO a.s.

Společnost HARTMANN se s námi rozhodla pro kvalitativní změnu ve fungování IT směřující k vyšší transparentnosti a následně i lepšímu systému opodstatnění investic. Po důkladném výběru si zvolila systém ALVAO Service Desk (lidské zdroje) a ALVAO Asset Management (hardware, software). 

Přečtěte si o celém příběhu firmy a jejím přechodu z Lotus Notes.

CHCI VĚDĚT VÍCE