Obsah článku
- Role IT Asset Managementu při nástupu zaměstnanců
- Propojení ITAM s HR oddělením
- Role Asset Managementu při odchodu zaměstnanců
- Praktický příklad: Jak firmy využívají Asset Management při nástupu a odchodu zaměstnanců
- Nejlepší praktiky: Onboarding a Offboading
- Závěrem: Význam IT Asset Managementu během životního cyklu zaměstnanců
Role IT Asset Managementu při nástupu zaměstnanců
Nástup do nové práce je sice příjemnou, ale rovněž mnohdy stresovou záležitostí. Díky Asset Managementu má však nový zaměstnanec vše připraveno již při svém příchodu - nehrozí, že by musel dlouze čekat na potřebné přístupy ať už do systémů nebo budov. Nástroj Asset Management umožňuje sledování, přiřazování a správu veškerého firemního majetku, což výrazně přispívá k hladkému nástupu nováčka do firmy. Díky Asset Managementu budete mít jistotu, že veškerá technika jako je pracovní notebook, mobil nebo softwarové licence budou pro zaměstnance připraveny od prvního dne. Systém s předstihem přidělí zařízení, takže zaměstnanci nemusí čekat na pokyny a schválení od IT oddělení. Snadno naleznou vše potřebné a rovnou se mohou pustit do práce.
Nástroj ITAM výrazně automatizuje veškeré procesy – pomáhá s nastavením, přidělováním licencí a správou přístupových práv. Pro nováčky je přitom snadné přihlášení do systému a rychlé nalezení všeho potřebného důležitější, než by se mohlo zdát.
Propojení ITAM s HR oddělením
Bez ohledu na velikost firmy nebo míru byrokracie si díky propojení Asset Managementu s HR oddělením firmy drží kontrolu nad digitálním i fyzickým majetkem firmy. Záznamy o zaměstnancích jsou přímo propojeny s přiděleným majetkem. Tím se snižuje potřeba dodatečné komunikace mezi odděleními, protože veškeré informace se synchronizují automaticky. HR oddělení má vždy přehled o přiřazeném softwaru, zatímco IT dostává pokyny, jakmile je z jejich strany vyžadována akce. Efektivně nastavené procesy ušetří čas všem zúčastněným oddělením, kteří se mohou věnovat jiným úkolům.
Role Asset Managementu při odchodu zaměstnanců
Odchod zaměstnance z firmy neznamená jenom odevzdání karty a používaných zařízení, je také potřeba myslet na ochranu dat. Asset Management řeší 3 základní oblasti: vrácení zařízení, bezpečné smazání dat a odebrání přístupů k účtům a softwaru. Když zaměstnanec opustí firmu, neznamená to, že ztratí přístup k citlivým informacím. Offboarding řízený v Asset Managementu vám pomůže nastavit procesy tak, aby všechna zařízení a účty byly bezpečně odebrány.
Bezpečné odebrání přístupů je klíčové pro ochranu před únikem citlivých dat a informací. Tento proces zabraňuje situaci, kdy by se zaměstnanec, ať už úmyslně nebo neúmyslně, pokusil získat přístup k firemním datům i po svém odchodu.
Velkou výhodou správně nastaveného offboardingu je i opětovné využití majetku namísto neustálého pořizování nového. Díky Asset Managementu prodloužíte životní cyklus majetku například přidělením používaného notebooku novému zaměstnanci. Přínosy jsou navíc dobře měřitelné a vyčíslitelné na základě dat.
Praktický příklad: Jak firmy využívají Asset Management při nástupu a odchodu zaměstnanců
Představte si dvě firmy: velkou společnost a středně velký podnik. Obě využívají Asset Management při onboardingu a offboardingu zaměstnanců.
Firma A: Ve velké firmě zabývající se logistikou potravin dříve znamenal onboarding čekání několik dní, někdy až týden, než noví zaměstnanci obdrželi potřebné vybavení a přístupy.
Asset Management zkrátil dobu čekání na pouhou hodinu. Na základě konkrétní pozice byly vytvořeny úkoly na zajištění vybavení, které nový zaměstnanec potřebuje, s jasně stanovenými termíny dokončení. Výsledkem bylo, že noví zaměstnanci byli produktivní téměř okamžitě a HR tým už se nemusel zabývat dotazy týkající se firemního majetku a zařízení.
Firma B: Středně velká firma podnikající v módním průmyslu díky Asset Managementu zjistila, že zbytečně přeplácí za softwarové licence. Nástroj jim nyní poskytuje plnou kontrolu nad přidělenými licencemi a po odchodu zaměstnanců je mohou efektivně přidělit tam, kde jsou potřeba.To jim pomohlo snížila náklady na software o tisíce ročně, což umožnilo reinvestovat peníze do oblastí, které měly větší přínos.
Nejlepší praktiky: Onboarding a Offboading
Možná už Asset Management využíváte a nebo jeho zavedení teprve zvažujete. V obou případech mějte na paměti osvědčené postupy, které vám pomohou z něj vytěžit maximum. Zde jsou tři doporučení:
- Stanovte jasná pravidla pro používání majetku – Jasně definovaná pravidla ohledně vlastnictví, odpovědnosti a vracení majetku pomáhají předejít nedorozuměním a zvyšují odpovědnost zaměstnanců. To je zvláště důležité pro zaměstnance pracující na dálku, u nichž je vyšší riziko, že majetek nevrátí.
- Automatizujte pracovní postupy – Automatizace usnadňuje procesy při nástupu i odchodu zaměstnanců. Automatizované postupy pro přidělování a vracení majetku při odchodu zaměstnance zajišťují spolehlivý a jednotný průběh, čímž snižují bezpečnostní rizika, eliminují riziko lidských lidských chyb a zrychlují celý proces.
- Předvídání potřeb - ITAM pomáhá týmům plánovat dopředu na základě trendů. Pokud například data ukazují, že nábor zaměstnanců je intenzivní v určitém období roku, IT oddělení může předem připravit potřebné vybavení, aby se předešlo jeho nedostatku. Stejně tak lze ITAM využít i při offboardingu, kde sledování trendů pomáhá předvídat, kdy bude potřeba dokoupit zařízení nebo přeřadit zařízení jiným uživatelům.
Závěrem: Význam IT Asset Managementu během životního cyklu zaměstnanců
IT Asset Management se stará o majetek, chrání data a také pomáhá šetřit náklady během celého životního cyklu zaměstnance. Máte zájem zefektivnit HR a IT procesy a mít vše pod kontrolou? ALVAO nabízí řešení, o kterém se můžete více dozvědět zde. Podívejte se také, co říkají uživatelé o ALVAO Service Desku zde.