Od improvizace k řízeným procesům: Jak Cambridge International School digitalizovala IT s ALVAO

Výzva – stav před implementací ALVAO

V době, kdy Michal Kováč nastoupil na pozici IT manažera, ve škole neexistovala systematická správa služeb IT ani majetku. Oddělení IT tehdy tvořil jediný technik, který pracoval metodou hašení požárů a řešil problémy nahodile. Bez dokumentace a koordinace spravoval veškerý hardware, software i běžné požadavky IT, což vedlo k chaosu a znemožňovalo práci na důležitých projektech IT. Neexistovaly předávací protokoly a nikdo přesně nevěděl, kdo má jaké zařízení či jaký software používá. 

„Když jsem přišel, byl tu jediný IT technik, který fungoval jako hasič – řešil vše, co se kde objevilo, bez jakékoli evidence. Pokud nějaká evidence existovala, byly to poznámky na papírkách,“ komentuje Michal Kováč, manažer IT.

Řešení – proč ALVAO a jak ho používají 

Michal Kováč se rozhodl oddělení IT systematizovat a zavést procesy odpovídající moderním standardům řízení IT. Hledal nástroj, který by se dobře integroval s Microsoft 365, protože škola již v tomto ekosystému fungovala. Zároveň potřeboval řešení, které bude odpovídat principům ITIL a umožní efektivní řízení incidentů, požadavků, změn a správy majetku. „Při rozhodování mi velmi pomohly ALVAO webináře. Měl jsem možnost položit několik otázek, ověřit si, že ALVAO splňuje naše očekávání, a díky tomu se dostalo do užšího výběru,“ komentuje Michal Kováč.

„ALVAO jsem si vybral i proto, že pokrývá ITIL procesy, které jsem chtěl v oddělení IT zavést. Potřebovali jsme jasně definované služby, SLA a automatizované workflow,“ popisuje Michal Kováč.

Jak Cambridge School využívá Service Desk 

Nasazení Service Desku proběhlo standardním způsobem. „Uspořádali jsme sérii workshopů, kde nás Jan Fiala, konzultant ALVAO, itvedl krok za krokem při implementaci jednotlivých modulů a definování servisního katalogu,“ popisuje Michal Kováč.  

„Dříve se problémy řešily tak, že někdo na chodbě zastavil technika IT a něco mu řekl. Dnes musí požadavek oficiálně zadat do systému. Máme k tomu implementované interní směrnice, které jasně definují správný postup při hlášení incidentů a požadavků,“ povídá Michal Kováč.

Po implementaci ALVAO Service Desku došlo k následujícím změnám:

• Veškeré požadavky jsou přehledně evidovány – uživatelé se musí přihlásit a založit tiket. 
• Požadavky jsou kategorizovány, od hardwarových problémů po softwarové instalace. 
• IT tým může požadavky efektivně prioritizovat. Ty urgentní  jsou řešeny rychleji. 
• Interní procesy jsou řízeny dle SLA, uživatelé ví, kdy mohou očekávat řešení.
   

Michal Kováč zavedl jednoduchou filozofii KISS (Keep It Simple, Stupid) a servisní katalog navrhl tak, aby nebyl příliš složitý: „V rámci filozofie KISS jsem chtěl, aby servisní katalog nebyl přeplněný. Máme několik základních kategorií, v rámci nich jsou jasně definované služby,“ komentuje Michal Kováč.

Jak Cambridge School využívá IT Asset Management

Dříve neexistovala systematická evidence školního vybavení, ať už šlo o notebooky, tablety, interaktivní tabule nebo běžný školní nábytek, jako jsou lavice a židle. Nikdo přesně nevěděl, komu je dané zařízení přiděleno, což vedlo k neefektivnímu využívání majetku a častým problémům se správou techniky i ostatního školního inventáře. 

„Když jsem nastoupil, neexistovala žádná evidence softwarových licencí. Nikdo nevěděl, co máme nakoupené a kdo má jaké zařízení. Windows a Apple zařízení byla spravována odděleně a vzájemná propojenost neexistovala. Potřebovali jsme řešení s integrací na Microsoft 365 a Intune, aby bylo vše pod jednou střechou. ALVAO to umožnilo, což bylo klíčové,“ komentuje Michal Kováč.

Díky ALVAO IT Asset Management dnes tým IT přesně ví:

• Kdo je zodpovědný za jaké zařízení. 
• Jaké licence škola vlastní a kde jsou využívány. 
• Které zařízení vyžaduje pravidelnou údržbu nebo výměnu.
  
  

Například učitelé často přenášeli nábytek mezi třídami, což způsobovalo zmatky. Škola proto plánuje zavést evidenci i u nábytku:

„Každá židle bude označena QR kódem, abychom věděli, kde se nachází. Když ve třídě zmizí židle, nikdo je nedokáže dohledat,“ popisuje problematiku Michal Kováč.

Výsledky a budoucí vývoj využívání ALVAO 

Díky ALVAO došlo ke zlepšení organizace IT, snížení nahodilosti a zvýšení efektivity práce týmu IT: 

• Standardizace požadavků: všechny požadavky IT jsou nyní evidovány a řešeny dle SLA. 
• Lepší řízení IT: technici IT mohou lépe plánovat svou práci. 
• Automatizace procesů, implementace předávacích protokolů a evidence majetku zjednodušily správu vybavení. 
• Integrace školních zařízení, tablety, smartboardy a další zařízení jsou nyní součástí jednotného systému.

Plánovaný další rozvoj využívání ALVAO do dalších oddělení: 

• Finanční oddělení, implementace procesů schvalování nákupů a evidence nákladů. 
• Facility management, správa budov, evidence klíčů, plánování údržby.

„Jakmile si každé oddělení nadefinuje svůj servisní katalog, budu ho moci snadno implementovat do jednotného prostředí. Totéž platí pro operations tým, facility management a mnoho dalších oblastí v rámci organizace,“ popisuje Michal Kováč. 

Tato vylepšení umožnila Cambridge School efektivnější řízení technologií i dalších provozních procesů pomocí ALVAO.

Potřebujete zefektivnit procesy ve vaší společnosti? Chcete získat přehled o veškerém firemním majetku jednou provždy?

Domluvte si bezplatnou schůzku s našimi konzultanty!

Požádat o bezplatné DEMO