Výhled z věží, přehled v IT: jak Prague City Tourism sjednotilo požadavky napříč pražskými věžemi

Prague City Tourism spravuje pražské věže, šest informačních center a zajišťuje kompletní služby pro návštěvníky metropole. Provoz funguje 365 dní v roce, na jeho zajištění se podílí přibližně 400 brigádníků a organizace spravuje kolem 250 zařízení. Většina těchto míst je otevřená celoročně, včetně víkendů a svátků. Sezonní provoz zajišťují brigádníci a o hladký chod technologií se stará menší IT tým. Ten centralizoval veškerou komunikaci do jednoho portálu v ALVAO Service Desku a Asset Managementu. Přístup k datům navíc získali i vedoucí napříč organizací a stejný systém později začalo využívat také oddělení hospodářské správy.  

„Říkám tomu, že jsme díky ALVAO otevřeli IT. Úkol, který je vidět, už nikdo neschová.“ — Petr Soukup, vedoucí IT, Prague City Tourism

Výzva: Chaos v e-mailech a anonymní hlášení 

Požadavky dříve chodily e-mailem, telefonicky nebo se řešily osobně na chodbě. Na pobočkách se navíc lidé neustále střídají. S růstem Prague City Tourism začala organizace narážet na jasné limity: 

• Chyběl přehled: Vedoucí neměli přehled o úkolech svých lidí. Kvůli tomu posílali různí kolegové stejný požadavek opakovaně. 
• Anonymní účty na pobočkách: Požadavky přicházely ze sdílených účtů, například pod názvem „Petřínská rozhledna“. Tým IT pak složitě zjišťoval, kdo měl v danou chvíli službu. 
• Bezplatný nástroj přestal stačit: Původní systém neuměl rozdělit přehledy pro jednotlivé pobočky ani správně nastavit přístupová práva. 

„Jeden problém lidé dřív nahlásili klidně šestkrát. To už se nám s ALVAO nestává.“ 

— Petr Soukup, vedoucí IT, Prague City Tourism 

Řešení a výsledek: Pořádek v úkolech i v majetku 

Hlavním požadavkem bylo, aby ALVAO přirozeně zapadlo do prostředí Microsoft 365, které organizace denně používá. To se podařilo. Společně se zavedením řešení upravilo Prague City Tourism také liniové řízení. Každá pobočka má nyní svého jasně určeného vedoucího, i když se lidé na směnách střídají. 

IT oddělení Prague City Tourism prostřednictvím ALVAO zpracovalo téměř 3 000 požadavků. Více než 59 % z nich vyřešilo do 24 hodin. Medián doby řešení činil 14 hodin. 

„Berte své uživatele jako zákazníky. Oni dělají byznys a IT je tu od toho, aby jim v tom pomáhalo,“ říká Petr Soukup, vedoucí IT, Prague City Tourism 

• Jedno místo pro každou pobočku: Konec e-mailů, telefonátů a nahodilých domluv. Vše se eviduje v jednom portálu. 
• Jasný přehled pro vedení: Každý manažer vidí aktuální požadavky svého týmu. 
• Efektivnější řešení incidentů: Příval telefonátů nahradily krátké a věcné zprávy v ALVAO. Využití mimo IT (Enterprise Service Management): Hospodářská správa používá ALVAO se stejnou logikou, například pro opravy oken, dveří nebo zámků. 
• Evidence majetku: Každé zařízení je dohledatelné podle sériového čísla v jednom uceleném přehledu. 

„Jestli něco ALVAO umí opravdu skvěle, je to vyhledávání. Všechno je přesně popsané, takže vždycky hned najdete, co potřebujete.“ — Petr Soukup, vedoucí IT, Prague City Tourism 

Chcete mít nad svými požadavky a majetkem jasný efektivní přehled jako v Prague City Tourism? Napište nám a společně se podíváme na to, jak můžeme zjednodušit práci vašemu IT týmu. 

Domluvit schůzku