Implementace ALVAO Service Desk ve společnosti ČEVAK a.s.

Společnost ČEVAK a.s. je členem skupiny Energie AG Bohemia a její IT tým zajišťuje IT outsourcing i pro ostatní dceřiné společnosti skupiny: VAK Beroun, a.s., VS Chrudim, a.s., VHOS, a.s., AQUA SERVIS, a.s., VODOS Velkoobchod s.r.o., Energie AG Kolín a.s., Energie AG Teplo Bohemia s.r.o., Energie AG Teplo Vimperk s.r.o., Démos, spol. s.r.o., RATE s.r.o.

Výchozí situace

IT tým dlouhodobě bojoval s rezistencí zaměstnanců vůči používání stávajícího helpdeskového nástroje. Tento nástroj byl technologicky a uživatelsky zastaralý, což vedlo k tomu, že většina procesů byla řízena manuálně a přidělování úkolů bylo na jednotlivých pracovnících. Neintuitivnost při zadávání požadavků dle typu služby způsobovala nechuť nebo obavy požadavky do systému vůbec zadávat. Docházelo tedy k jejich předávání osobně či telefonicky. Výběr nového nástroje pro řízení požadavků, tentokrát nejen pro IT, se proto ukázal jako nezbytný.

Požadavky na nový systém

Po zkušenosti se zastaralým systémem byly požadavky na nový systém jasné: intuitivní, jednoduchý, přizpůsobitelný, přehledný, s možností reportingu, jednoduše integrovatelný do Microsoft prostředí a do budoucna s možností rozšíření o funkce správy majetku. Po delším průzkumu trhu padla volba na ALVAO Service Desk. Aktuálně ČEVAK preferuje on-premise řešení.

Implementace ALVAO Service Desk

Neoddiskutovatelnou výhodou ALVAO Service Desku bylo jeho zaměření na Microsoft. Ať už z pohledu jednoduché integrace na jednotlivé aplikace Microsoft 365, jako je například doplněk do Outlooku, Entra ID, Advanced Workflows nebo Custom Apps. Service deskové prostředí je velmi podobné Outlooku a dává vám tak pocit, že ho vlastně znáte, že se nemusíte bát ho používat," říká projektová manažerka Jana Dolanská.

Při implementaci postupovali v ČEVAKu v několika krocích. Začali nasazením na řízení IT procesů a používáním v IT týmu, kde byl problém se starým systémem nejpalčivější.

Použití Advanced Workflows od samého počátku umožnilo jednoduše definovat a nastavit řízení a automatizaci i poměrně komplexních procesů. Tuto funkcionalitu si pochvaloval tým ČEVAK zejména v dalším kroku, když nasazoval ALVAO Service Desk pro personální oddělení. Právě tam se totiž komplexních úkolů, spojených například s nástupem nebo odchodem zaměstnanců, ukázalo být zdaleka nejvíce. Jedná se o přesně definované postupy, na jejichž plnění se podílí několik dalších oddělení společnosti. 

Díky ALVAO je možné významnou část práce automatizovat. ALVAO automaticky předá ticket odpovědné osobě, vytvoří navazující úkoly, rozdělí je na podřízené, nebo rozešle požadavky na schválení.

Nově tak o nástupu nového zaměstnance vědí všichni, kteří o něm vědět mají, připraví vše potřebné a zaměstnanecká zkušenost se tak stává příjemnou a pozitivní hned od samotného začátku.

Rozšíření a další plány

Významným benefitem, který ČEVAK díky ALVAO získal, je přehled napříč celou společností. Nyní má spolehlivá data, jednoduchý reporting, rychlý a na pár kliků dostupný přehled, který zjednodušuje plánování, ale významný je například i pro audity. "Na počátku jsem například i já osobně využívala ALVAO doplněk do Outlooku. Postupně jsem se s ALVAO ale sžila tak, že pracuji výhradně v něm. A možná i proto, že částečně jako Outlook vypadá," přidává svou uživatelskou zkušenost Alexandra Fekete.

Díky pozitivním zkušenostem bylo rozšíření ALVAO do dalších oddělení, jako je Facility management, Správa vozového parku a dalších, jen otázkou času.

Závěr

ČEVAK a.s. spolu se sesterskými společnostmi aktuálně využívá 1200 licencí ALVAO Service Desk, což svědčí o rozsahu a důležitosti tohoto nástroje pro všechny společnosti. Díky ALVAO se podařilo nejen zefektivnit a automatizovat procesy, ale také zvýšit spokojenost zaměstnanců a zlepšit celkovou pracovní atmosféru.

Hledáte Service Desk, který poroste s vaší firmou? Domluvte si schůzku s naším konzultantem a vyzkoušejte si bezplatné demo.

Požádat o DEMO