Je Hardware Asset Management (HAM) ještě relevantní?
Hardware rozhodně nepatří mezi nejatraktivnější oblasti IT poslední dekády - na rozdíl od témat, jako je cloud nebo umělá inteligence. Přesto zůstává nezbytným základem pro fungování každé organizace. A právě to si řada firem začíná znovu uvědomovat. Pokud se totiž zaměří výhradně na software, mají jen částečný přehled o své technologické infrastruktuře. V mnoha organizacích bylo sledování hardwaru dlouhodobě podceňováno, což vedlo ke vzniku technologického dluhu - ten s sebou přináší nejen zbytečné finanční náklady, ale i významná bezpečnostní rizika.
Proč organizace potřebují HAM
Hodnota, kterou dnes firmy vytvářejí, často vzniká právě prostřednictvím hardwaru - typicky pomocí počítačů. Bez zavedeného systému Hardware Asset Managementu je však prakticky nemožné efektivně spravovat stovky až desetitisíce zařízení, zajistit jejich výkonnost a zároveň minimalizovat bezpečnostní hrozby.
Zkrátka: nemůžete řídit něco, o čem ani nevíte, že to máte.
Kde HAM rychle prokáže svou hodnotu
Efektivní Software Asset Management bez HAM nefunguje
Každá aplikace a služba, kterou zaměstnanci používají pro práci, běží na nějakém hardwaru - ať už přímo, nebo jako přístupové zařízení (např. pro SaaS nástroje). Aby mohl být Software Asset Management (SAM) skutečně efektivní, nestačí znát jen počet a typ používaných licencí. Je nezbytné vědět, na kterých zařízeních běží, kde se tato zařízení fyzicky nacházejí a kdo je používá.
U softwaru od velkých dodavatelů, jako jsou IBM, Oracle nebo Microsoft, je běžné licencování například podle počtu jader procesoru. To klade ještě vyšší nároky na přehlednost a kvalitu dat o používaném hardwaru.
Úspora nákladů
Málo nebo zcela nevyužitý hardware představuje zbytečné náklady a plýtvání prostředky. Bez kvalitního Hardware Asset Managementu se snadno může stát, že nakupujete nová zařízení, přestože vám jich řada leží nepoužitá ve skladu. A právě tato „slepá místa“ v evidenci často vedou k promarněným investicím - to se překvapivě stává ve více organizacích, než se může zdát.
Hybridní režim práce
Pamatujete doby, kdy všichni pracovali v kanceláři? Evidence hardwaru byla relativně snadná, mimo jiné i díky tomu, že velkou část zařízení tvořily stolní počítače, které většinou zůstávaly na jednom místě. Dnes už zaměstnanci běžně pracují odkudkoliv - jediný limit je připojení k internetu. To v praxi znamená že notebooky, monitory, tablety a mobilní telefony jsou rozptýleny doslova všude.
Bez funkční evidence hardwaru lehce ztratíte přehled a kontrolu.
Nástup a odchod zaměstnanců
Nástup nového zaměstnance s sebou nese řadu úkolů, včetně zajištění potřebného hardwaru jako je notebook, telefon nebo příslušenství. Pokud ale organizace nemá přehled o dostupných zařízeních, může zbytečně objednávat nové vybavení, i když by stačilo využít stávající, nevyužité kusy. To může vést ke zbytečným nákladům i zdržení při nástupu. Při odchodu zaměstnance pak dobře nastavený Hardware Asset Management (HAM) pomáhá zajistit, že jsou všechna zapůjčená zařízení vrácena. Díky tomu nedochází ke ztrátám ani k únikům citlivých dat.
Shoda s ISO 27001, Cyber Essentials, NIS2 a DORA
Bezpečnostní certifikace a směrnice se v posledních letech staly součástí legislativy i požadavků zákazníků. Pokud chcete auditem projít bez problémů, musíte prokázat, že máte přehled o svém majetku i způsobu jeho zabezpečení. Pokud organizace implementuje správně HAM, má tyto informace jednoduše dostupné na pár kliknutí včetně auditní stopy.
Přehlížet HAM se nevyplácí
Vyhýbat se implementaci HAM může mít pro organizace spoustu nepříjemných důsledků a rizik:
- Plýtvání zdroji - IT nemůže prokázat a kvantifikovat konkrétní úspory a přínosy.
- Narušení bezpečnosti - Neznámá zařízení jsou snadným terčem pro ztrátu dat, krádeže či zneužití přístupů.
- Nízká efektivita - Ruční evidence v tabulkách je časově náročná a často vede k chybám.
- Hrozba auditů - Nesoulad mezi evidencí softwaru a hardwaru může vést k vážným problémům při auditu.
- Nespokojenost uživatelů - Nejasnosti v přehledu o majetku způsobují zbytečná zdržení a chyby při řešení hlášených technických problémů.
Jak implementovat základy Hardware Asset Managementu (HAM)
Zavedení efektivního HAM nemusí být tak složité, jak se na první pohled zdá. Možné přínosy jsou navíc jednoduše měřitelné. Začít můžete v několika základních krocích:
1. Ucelený inventář hardwaru
Pod heslem „start where you are“ dejte dohromady ucelený seznam používaného hardwaru i skladových položek. Jako zdroj mohou posloužit tabulky (např. v Excelu), nástroje pro správu zařízení (např. Intune, Jamf) a nejsou výjimečné ani papírové formuláře.
Pro tip: Pokud si chcete udělat rychlý a ucelený přehled o hardwaru je lepší použít automatizované discovery nástroje. Ty jsou schopny tuto časově náročnou práci udělat za vás s větší přesností a to včetně i příslušenství, jako jsou klávesnice, monitory, apod.
2. Správa životního cyklu majetku
Kromě inventarizace existujícího hardwaru je klíčové sledovat i jednotlivé fáze životního cyklu, to vám pomůže efektivně využít vaše investice do hardwaru. Jednotlivé fáze životního cyklu jsou:
- Pořízení - kdy, proč a od koho je zařízení pořízeno
- Nasazení - kdo a kde hardware využívá
- Údržba - kontrola stavu a pravidelná aktualizace podle nových potřeb
- Vyřazení - hardware je vyřazen, data jsou smazána, přístupy odebrány a zařízení recyklováno
3. Klíčová synergie SAM a HAM
Software a Hardware Asset Management jsou spojené nádoby a jedno bez druhého dělat efektivně nelze. Integrujte oba procesy v rámci jednoho ITAM řešení tak, abyste měly data o využívaných licencích i hardwaru na jednom místě. To vám poskytne cenné informace pro další optimalizaci a plánování.
4. Pravidelná inventarizace majetku
Nastavte proces pro pravidelné kontroly majetku, který zaměstnanci používají. Některé ITAM systémy vám tento proces pomohou i plně automatizovat. Takže správce IT majetku neztrácí čas fyzickou kontrolou a zaměstnanci sami ve formuláři potvrdí, zda daným majetkem skutečně disponují.
Poznámka: Společnosti v České republice mají pravidelnou inventuru majetku upravenou zákonem č. 563/1991 Sb. a to minimálně jednou za rok.
5. HAM jako součást bezpečnostní pravidel
Přehledná evidence IT majetku je základním pilířem bezpečnosti - těžko ochráníte zařízení, o kterém nevíte. HAM vám pomůže evidovat zastaralý hardware (např. verzi TPM) a zároveň umožní snadno odhalit rizikový software, který může být nainstalovaný na některém z koncových zařízení.
Pokud je součástí nové bezpečnostní směrnice například požadavek na konkrétní hardwarové vlastnosti, s dobře nastaveným HAM okamžitě víte, která zařízení tyto parametry splňují a která je naopak nutné aktualizovat nebo vyřadit z provozu.
Závěrem
Pokud jako organizace hledáte rychlý a efektivní způsob, jak zredukovat náklady na IT a zároveň docílit vyšší bezpečnosti, HAM představuje nejlepší cestu, jak toho docílit. Implementace základních procesů vám přinese výrazně zlepšení v každodenním fungování a poskytne i lepší kontrolu nad stále sofistikovanějšími hrozbami.
Chcete začít, ale nevíte jak? Sjednejte si nezávislou schůzku s naším konzultantem.