Co je workflow management?
V každé firmě existuje workflow pro mnoho činností a to i v případě, že nad ním nikdo systematicky nepřemýšlí. Když nabíráte nového zaměstnance, tak mu připravíte smlouvu, vybavení a pracoviště. Když se vám rozbije notebook, tak objednáte nový. Problém je, že pokud workflow systematicky neřídíte, tak danou činnost budete pokaždé provádět jinak, což vás bude stát čas a peníze. Workflow management je disciplína řízení workflow tak, aby nedocházelo k zbytečným prodlevám, ruční práci a plýtvání času.
Workflow management prakticky
Pojďme se podívat na praktickou ukázku. Představte si situaci, kdy zaměstnanec potřebuje nový telefon. Pokud workflow není řízené, potom všichni zúčastnění pokaždé, když se rozbije telefon, znovu objevují Ameriku: Zaměstnanec neví, na koho se má obrátit. Neví to ale ani zodpovědný tým. Následně nikdo neví, jaký telefon by měli objednávat, za jakých podmínek a od jakých dodavatelů. Zaměstnanec i řešitel požadavku stráví čas brouzdáním e-shopů a hledáním nového telefonu. Když se dohodnou na zařízení, netuší, kdo má žádost schvalovat. Podobně chaoticky bude probíhat i instalace a předání zařízení.
Jaká je alternativa? Zaměstnanec jde na portál, kde má na výběr ze dvou telefonů schválených pro jeho pozici. Jakmile o telefon zažádá, odešle se žádost na zodpovědný tým. Systém dle předem daných parametrů vyhodnotí, zda je nutné další schvalování. Řešitel žádosti objedná telefon od zavedeného dodavatele za dohodnutých podmínek. Druhý den má zaměstnanec telefon na stole v původním obalu, aby nepřišel o zážitek z rozbalování. Když mobil poprvé spustí, vítá ho standardní úvodní screen a během 15 minut se mu automaticky nainstalují všechny aplikace nutné pro práci.
Kromě toho, že je to skvělý uživatelský zážitek, tak firma reálně šetří náklady. Proces, který by dříve zabral několik dní, se bez prodlev realizuje za pár hodin s minimálním ručním úsilím.
Filip Jandora | programátor | ALVAO