Používáme soubory cookie ke zlepšení uživatelského prostředí a pro reklamní účely. Prohlášení o zásadách ochrany osobních údajů.

Co je workflow


Za konceptem workflow stojí jednoduchá myšlenka: činnosti, které se opakují, dává smysl dělat pokaždé stejně. Tím získáte dobré východisko, abyste mohli přemýšlet, jak je dělat:

  • snadněji
  • rychleji
  • efektivněji
  • automaticky.

Tím, že je zautomatizujete, odbouráte opakované úkony a usnadníte předání informací. Kombinace vyladěného pracovního postupu, chytré práce s daty a nástrojové podpory tvoří to, čemu říkáme workflow.

Co je workflow management?

V každé firmě existuje workflow pro mnoho činností a to i v případě, že nad ním nikdo systematicky nepřemýšlí. Když nabíráte nového zaměstnance, tak mu připravíte smlouvu, vybavení a pracoviště. Když se vám rozbije notebook, tak objednáte nový. Problém je, že pokud workflow systematicky neřídíte, tak danou činnost budete pokaždé provádět jinak, což vás bude stát čas a peníze. Workflow management je disciplína řízení workflow tak, aby nedocházelo k zbytečným prodlevám, ruční práci a plýtvání času.


Workflow management prakticky

Pojďme se podívat na praktickou ukázku. Představte si situaci, kdy zaměstnanec potřebuje nový telefon. Pokud workflow není řízené, potom všichni zúčastnění pokaždé, když se rozbije telefon, znovu objevují Ameriku: Zaměstnanec neví, na koho se má obrátit. Neví to ale ani zodpovědný tým. Následně nikdo neví, jaký telefon by měli objednávat, za jakých podmínek a od jakých dodavatelů. Zaměstnanec i řešitel požadavku stráví čas brouzdáním e-shopů a hledáním nového telefonu. Když se dohodnou na zařízení, netuší, kdo má žádost schvalovat. Podobně chaoticky bude probíhat i instalace a předání zařízení.

Jaká je alternativa? Zaměstnanec jde na portál, kde má na výběr ze dvou telefonů schválených pro jeho pozici. Jakmile o telefon zažádá, odešle se žádost na zodpovědný tým. Systém dle předem daných parametrů vyhodnotí, zda je nutné další schvalování. Řešitel žádosti objedná telefon od zavedeného dodavatele za dohodnutých podmínek. Druhý den má zaměstnanec telefon na stole v původním obalu, aby nepřišel o zážitek z rozbalování. Když mobil poprvé spustí, vítá ho standardní úvodní screen a během 15 minut se mu automaticky nainstalují všechny aplikace nutné pro práci.

Kromě toho, že je to skvělý uživatelský zážitek, tak firma reálně šetří náklady. Proces, který by dříve zabral několik dní, se bez prodlev realizuje za pár hodin s minimálním ručním úsilím.

Příklady workflow

 

Change management workflow

Zdlouhavá změnová řízení vedou k frustraci a zaměstnanci ztrácí motivaci realizovat inovace. V rámci change managementu rozlišujete, o jakou změnu se jedná (standardní, normální, urgentní, …). Tím se určí, jakým workflow se změna bude řídit. 

Onboarding a adaptace zaměstnanců

Onboarding je náročný v tom, že vyžaduje koordinaci více týmu. Oddělení lidských zdrojů zajišťuje školení, IT připravuje počítač, mobilní telefon a přístupy do systémů, atp. Vyladěné workflow zrychlí vyřízení všech náležitostí. Díky tomu získá nový zaměstnanec při nástupu do práce ten nejlepší dojem. 

Nákupy a schvalování

Schvalování je součástí většiny pokročilejších procesů a to obzvlášť tam, kde se jedná o finanční obnosy. Časté je rozlišení workflow podle velikosti schvalované částky, kdy požadavky týkající se větších obnosů procházejí složitějším schvalovacím procesem. 

Workflow management software

Při plánování složitějších workflow se zřídkakdy obejdete bez nástrojové podpory. Workflow management software je dedikovaný nástroj pro řízení workflow. Není ale vždy žádoucí pořizovat specializovaný software. Každý kvalitní nástroj pro řízení procesů má v sobě zabudovaný workflow manager, pomocí kterého workflow nastavíte. 

Jak řídit workflow pomocí konceptu Happy Path - Záznam přednášky

Některá workflow schémata jsou zbytečně komplikovaná a především pro nové zaměstnance těžko pochopitelná. Jak bychom měli ke správnému workflow přistupovat a pomůže nám v tom metodika Happy Path? Koukněte se na záznam přednášky Filipa Jandory.


  Filip Jandora | programátor | ALVAO