S pomocí ALVAO se zaměstnanci Accace mohou na své IT plně spolehnout

Společnost Accace byla založena roku 2006 jako lokální účetní firma s 36 zaměstnanci. Po téměř 15 letech na trhu vyrostli v inovativního poskytovatele komplexních poradenských a outsourcingových služeb a v současné době zaměstnávají více než 600 profesionálů a mají přes 2000 klientů po celém světě.

V začátcích měla společnost Accacce kompletně outsourcované IT. Jak společnost rostla a toto řešení přestávalo být dostatečné, začalo v rámci organizace vznikat samostatné IT oddělení. S narůstajícím počtem zaměstnanců bylo třeba zamyslet se nad organizací a poskytováním IT služeb. Používaný sdílený mailbox přijímal měsíčně až 5000 emailů, pracovníci IT obtížně sledovali množství řešených tiketů a uživatelé začali být nespokojeni. Každá z poboček platila měsíční poplatek za poskytované centrální IT služby a výchozí stav neumožňoval zjistit, zda vynaložené prostředky odpovídají servisu. Bylo třeba najít řešení, které by dokázalo služby měřit, a z IT by se tak stal spolehlivý dodavatel služeb a transparentní partner pro zbytek businessu.

Zákazníkovi byly implementovány oba produkty: Service Desk i Asset Management. Jedním z faktorů při výběru Alvao byla provázanost s Microsoft technologiemi, jelikož IT infrastruktura Accace je postupně migrována do Microsoft Azure. Alvao tedy krásně zapadlo do tohoto migračního projektu. Pro českou pobočku byl systém uveden do ostrého provozu v dubnu 2019 a následně se k němu postupně připojovaly další země. Aktuálně produkty Alvao v rámci Accace využívá více než 600 zaměstnanců a v Asset Managementu je licencováno 700 počítačů.

Cílem nasazení Service Desku bylo především poskytnout uživatelům komfortní způsob pro komunikaci s IT oddělením a jednotné kontaktní místo. Tím, že si uživatelé budou moci vybírat z jasně definovaného katalogu služeb a budou jasně vidět, v jaké fázi se řešení jejich požadavku nachází, se zprůhlední práce IT a zvýší jejich důvěryhodnost. Matěj Juhás, manažer IT, hodnotí nasazení Service Desku velmi pozitivně: „Vnímanie IT podpory zamestnancami a manažérmi sa po implementácii ALVAO výrazne zlepšilo. Pomohol tomu predovšetkým štandardizovaný spôsob komunikácie s IT oddelením a detailné informácie o stave riešenia požiadaviek užívateľov." Výrazné zlepšení situace si pochvaluje i Filip Abík, teamleader SD týmu: „Užívatelia sami prichádzajú s nápadmi, ktoré ďalšie agendy by v Service Desku chceli.“

S nasazením nového systému přirozeně přišla i reorganizace oddělení – bylo třeba vydefinovat, kdo je součástí jakého týmu a kdo je za co zodpovědný. „Projekt považujeme za veľmi úspešný – naštartoval nás ku zmenám, výrazne zlepšil spôsob práce IT oddelenia a komunikáciu s užívateľmi. Súčasný spôsob práce sa nedá porovnať s počiatočným stavom, s ktorým sme vstupovali do projektu (mailbox) a nikto by sa k nemu nechcel vrátiť - SD nám umožňuje dosahovať výrazne lepšiu kvalitu práce a vďaka transparentnosti zvyšuje dôveryhodnosť IT oddelenia.“ komentuje Matěj Juhás.

Díky Asset Managementu se zajistila jednotná evidence veškerého IT majetku. Tím v Accace získali kontrolu nad spravovanými hmotnými i nehmotnými IT aktivy. Součástí byl i automatizovaný sběr informací o HW konfiguraci a nainstalovaných SW produktech na stanicích. Snížila se také administrativní zátěž týkající se procesu žádosti o nový hardware, současně se zajistila vazba na aktuálně přidělený (žádosti o servis, apod.). Díky zaevidovaným hlášeným závadám na majetku bylo možné nastavit životní cyklus HW a lépe tak plánovat budoucí investice do IT. Tyto relevantní podklady pro plánování rozpočtu pak minimalizovaly nečekané výdaje během roku. Zaměstnanci oceňují také možnost potvrzovat převzetí majetku elektronickou cestou a s tím také spojenou jednoduchou cestu, jak zjistit, jaký IT majetek jim byl svěřen do užívání.

V současné době je ALVAO (Service Desk) využíváno primárně v oblasti IT, v menší míře ve vývojovém oddělení a plánuje se další rozvoj, zejména podpora personální agendy.