Před zavedením ALVAO využíval úřad interně vyvinutý helpdesk, který sloužil více než 10 let. Postupem času však přestal splňovat požadavky na efektivitu a technologickou úroveň. Rostoucí nároky na transparentnost, variabilitu, automatizaci a efektivní správu požadavků vedly úřad k rozhodnutí pro změnu.

„Měli jsme helpdesk, který byl interní, vyvíjený vlastními silami a který jsme už používali poměrně dlouhou dobu, více než 10 let. Původní helpdesk odpovídal době vzniku, měl tedy podstatně omezenější funkce. Například se tam nedaly přikládat přílohy,“ vysvětluje Markéta Kotková z ÚMČ Praha 10. 

ALVAO Service Desk jako jasná volba: Inspirace z praxe a odborných konferencí

Systém ALVAO zařadil úřad do výběru mezi ostatní softwary i na základě předcházející dobré zkušenosti jednoho z kolegů. Dalším impulzem pro volbu byla účast na odborných konferencích, kde se ALVAO prezentovalo jako efektivní nástroj pro správu požadavků a schvalovacích procesů. 

„Zjistili jsme, že to je skvělý nástroj, který splňuje všechny naše požadavky vycházející se specifického prostředí státní správy,“ uvádí Markéta Kotková.

Jak ALVAO pomáhá ÚMČ Praha 10 v každodenní praxi?

Po implementaci začal úřad využívat ALVAO nejen pro IT odbor, ale i pro další procesy v organizaci. Systém slouží k efektivnímu schvalování požadavků, jejich sledování a zajištění transparentnosti. Díky modularitě bylo možné ALVAO přizpůsobit specifickým potřebám úřadu a integrovat jej do stávajících pracovních postupů. 

„Hlavní výhoda je, že nejde jen o klasický Service Sesk, ale i o procesní nástroj pro schvalování požadavků, což u nás hodně využijeme,“ říká Lukáš Karásek.

Klíčové přínosy ALVAO: Co úřad oceňuje nejvíce?

  • Vyšší efektivita: Možnost přidávání příloh k požadavkům a lepší sledování jejich stavu výrazně urychlily řešení problémů.
  • Transparentnost procesů: Zaměstnanci mají jasný přehled o aktuálním stavu požadavků a schvalovacích procesech.
  • Flexibilita: Systém lze přizpůsobit specifickým potřebám úřadu a efektivně využít v různých odděleních a při různých procesech zasahujících více útvarů (oddělení i organizací) najednou včetně možnosti rozpadu požadavků.

Co dál? Plány na rozvoj a další vylepšení. Úřad nadále aktivně hledá způsoby, jak využití ALVAO rozšířit a vylepšit.

Praha 10 se těší na další inovace s ALVAO

Úřad městské části Praha 10 plánuje ALVAO nadále rozvíjet a využívat jeho možnosti naplno. Pravidelně se účastní odborných akcí, jako je ALVAO Inspiration Day, kde IT manažeři a IT odborníci sdílejí své zkušenosti a získávají nové podněty pro další optimalizaci procesů. „Já určitě pojedu, potkáme se tam!“ uzavírá s úsměvem Markéta Kotková.

Díky implementaci ALVAO se podařilo zlepšit řízení požadavků, zvýšit efektivitu práce a přiblížit úřad moderním standardům digitální správy. Praha 10 se tak stává příkladem, jak veřejná správa může inovovat a přinášet občanům lepší služby.

CHCI VĚDĚT, JAK ALVAO POMÁHÁ VE STÁTNÍ SPRÁVĚ