Service Desk pro zbytek firmy se neliší od IT oddělení
Nenechte se vystrašit množstvím práce, které vás čeká. Ze zkušeností našich zákazníků víme, že nastavování a vymýšlení nemusí být mnoho. Životní cyklus požadavků v ostatních částech firmy se neliší od IT. Většina procesů vychází z modelu: NOVÝ – ŘEŠENÍ – SCHVALOVÁNÍ – VYŘEŠENO.
Představíme si model na příkladu zřízení přístupové karty do výrobní haly:
- NOVÝ požadavek je vytvořen zaměstnancem, který o přístup žádá nebo automaticky vznikne při jeho nástupu.
- Požadavek je následně operátorem – osoba, která rozděluje úkoly – předán k ŘEŠENÍ konkrétní osobě.
- Řešitel vykoná potřebné operace (např. vyplnění e-žádanky) a dá požadavek ke SCHVALOVÁNÍ nadřízenému žadatele.
- Po schválení je karta zřízena a předána žadateli a požadavek je VYŘEŠEN.
Mezikrok v procesu ulehčí ŘEŠENÍ
Do zmíněného modelu je možné přidat i mezikroky, které vám pomohou rozbít např. část ŘEŠENÍ na více akcí. To oceníte v případě, že je úkol komplexní a pouhé ŘEŠENÍ je příliš obecné – např. pokud je zapotřebí navíc objednat přístupovou kartu nebo na ni nahrát data. Stejně tak je množné přidat další mezi-stavy mezi SCHVALOVÁNÍ a VYŘEŠENO.
Účetnictví má díky Service Desku přehled
Obdobný princip se dá použít při úhradě nákladů ze služební cesty nebo při výkazů měsíčních nákladů v oddělení. Zaměstnanec vyplní jednoduchý e-formulář na pracovní cestě a tím založí NOVÝ požadavek.
V rámci ŘEŠENÍ zaměstnanec vyplní dodatečná data, případně do formuláře nahraje podklady o nákladech (např. jízdenky či účtenky). Pokud není potřeba nic podobného, stav ŘEŠENÍ se přeskočí a přechází se rovnou ke SCHVALOVÁNÍ do účetního oddělení. Po schválení je žadateli vyplacen doplatek a požadavek je VYŘEŠEN.
První krok je na vás
Uvedené příklady se neliší od žádosti o nový počítač nebo o přístup do SharePointu, které bývají zadávány IT oddělení. Podobných příkladů mimo IT najdete mnoho. Procesy využívané v ostatních částech firmy bývají zpravidla méně strukturované, a proto není potřeba se obávat jejich nasazení svépomocí.
Nemáte čas anebo se do nasazení Service Desku nechcete pouštět? Neváhejte se na nás obrátit.