Notino eviduje v ALVAO na 15 000 kusů hardwaru a digitalizací ušetřilo tisíce výtisků předávacích protokolů

Notino je jedna z nejrychleji rostoucích firem v Evropě. Působí ve 28 zemích světa, má 14 kamenných prodejen, 2 sklady a 4 kancelářské budovy. I přesto ještě do nedávna evidovalo majetek v nepřehledných excelovských tabulkách. Bod zlomu nastal s enormním růstem společnosti a hromadným nabíráním zaměstnanců. Proč si firma, která používá výhradně interní procesy a programy vybrala ALVAO a co dokázala s naším produktem?

Nepřehledná evidence v tabulkách brání v růstu firmě i IT oddělení

Nepřehledná evidence v tabulkách brání v růstu firmě i IT oddělení

Z počátku evidence v Notino fungovala jako sdílená tabulka – všechny informace o hardwaru se evidovaly do jediného souboru, včetně jména vlastníka, inventárního čísla, kupní ceny, atd. S přibývající technikou se evidence rozdělila do několika listů, dle typu zařízení – notebooky, monitory, síťové prvky a každému druhu hardwaru se přidělilo nové inventární číslo. I přes rozdělení do tabulek nebylo reálné udržovat informace aktuální.

Se zvyšujícím počtem hardwaru a zaměstnanců přestává excel stačit. Často přišel zaměstnanec s prosbou o nový notebook. Technik zapomněl editovat vlastníka hardwaru během předání a v důsledku nebylo jasné, kde a u koho se technika nachází. HR navíc v rámci právního oddělení nemělo předávací protokoly, které dokládají předání/odevzdání vypůjčené techniky zaměstnancem“, komentuje původní stav Pavel Slezák, IT administrátor v Notino.

ALVAO v Notino

Veškeré IT, které tvoří přes 200 lidí, si Notino organizuje interně – používají se vlastní systémy i programy. Nebylo jednoduché zalíbit se tak náročnému, a především samostatnému klientovi. I přesto si technici jako řešení neefektivní evidence majetku vybrali ALVAO. Pavel Slezák komentuje výběr: „ALVAO je jasný a přehledný systém a v případě nutnosti je možné rychlé dohledání majetku, jeho vlastností i majitele.“


Počátky evidence majetku s Asset Managementem

Za největší výzvu, považovalo Notino přesun dat z nepřehledných tabulek do Asset Managementu, definici stromu, dle kterého se bude evidovat a údržovat aktuální data. Po 6 letech používání je nyní maximálně zřejmé, že prvotní snaha se vyplatila. Aktuální a 100% spolehlivá data jsou dostupná na pár kliknutí a rapidně šetří čas nejen IT oddělení.


Jak Notino eviduje v databázi Asset Managementu

Jelikož má Notino pobočky po celém světě, rozdělilo databázi dle zemí, měst a poboček. Sklady jsou potom rozdělené dle pater. Technici v databázi hledají konkrétní data díky přehlednému filtrování – uživatel zadá hledat, napíše jméno uživatele, štítek na notebooku, případně kteroukoliv jinou položku, která je u hardwaru vyplněná a okamžitě se dozví potřebné informace.

Asset Management do dalších oddělení

ALVAO původně fungovalo jako nástroj IT oddělení. Postupem času si další oddělení všimla výhod Asset Managementu a zatoužila po našem softwaru.

Jako první se přidalo oddělení provozu (facility), které v Asset Managementu eviduje nábytek, faktury, výrobce nebo ceny. Díky historickým záznamům může porovnat nákupní ceny s minulými daty a vybrat tu nejvýhodnější nabídku.

Dále se přidalo finanční oddělení za účelem kontroly a každoročního soupisu majetku, čímž odpadla administrativa pro IT.

ALVAO dokáže ovládat kdokoliv

Asset funguje ve webovém rozhraní – uživatelé nemusí software instalovat. Technici jsou zaškoleni od ALVAO a dokázali sami proškolit finanční oddělení, které se jednoduše dostalo k záznamům, což jenom dokazuje uživatelskou přívětivost ALVAO produktů, které se ovládají totožně jako Microsoft.


PODÍVEJTE SE NA WEBINÁŘ S NOTINEM

Elektronické předávací protokoly

Elektronické předávací protokoly

Samotnou evidenci majetku zrychluje digitalizace předávacích protokolů. Zaměstnanec v Notino přijde do skladu, technik dle jména najde hardware – v Asset Managementu již má přidělený konkrétní majetek – a převzetí techniky podepíše na tabletu.

Typicky se nám stává, že deset, dvacet uživatelů najednou přijde pro nové zařízení. Díky ALVAO nemusí technik ve skladu složitě vypisovat předávací protokoly, ani nic tisknout. Zaměstnanec sdělí jméno, technik najde přidělenou techniku a nechá zaměstnance podepsat převzetí na tabletu. Celý proces trvá maximálně minutu, říká Petr Kugler, L2 administrátor. Navíc dodává: „V září nastoupilo 45 zaměstnanců, které dokázal odbavit jediný člověk během 60 minut, což vnímáme jako obrovskou úsporu času.“


Výsledky Notino v číslech

V Asset Managementu eviduje Notino na 15 000 kusů hardwaru a 1850 licencí pro notebooky a počítače. Počet elektronických předávacích protokolů v roce 2021 čítal 2562 a v roce 2022 2221 (k 20. 9.). Jedná se o enormní úsporu času a papíru, v porovnání s tištěnými kopiemi, které se připravovaly ve 2 kopiích.


NAPLÁNOVAT DEMO