Výzva
Správa IT majetku byla dlouhodobě rozdělena mezi několik evidencí, které si často vzájemně odporovaly a nebyly aktuální. Informace byly rozptýlené napříč interními systémy, nástroji dodavatelů, desítkami excelových tabulek, e-mailovou komunikací, účetním systémem i šanony s papírovými smlouvami, dodacími listy a předávacími protokoly.
Získat rychlý přehled o tom, kde se zařízení nachází, komu je aktuálně přiděleno, kdo jej využíval v minulosti, kdy bylo pořízeno nebo jaká je jeho historie, bylo složité a časově náročné.
Chyběl jednotný přehled o pohybu zařízení, stavu skladových zásob náhradních zařízení i o tom, zda jsou zařízení v záruce skutečně odesílána k reklamační opravě. Místo práce s ověřenými daty jsme se často museli spoléhat na informace z různých evidencí a podklady poskytované externím servisním partnerem.
Složitá byla také spolupráce mezi IT a finančním oddělením. Obě oddělení pracovala s odlišnými daty, jejichž porovnávání bylo časově náročné a zvyšovalo riziko chyb.
Bylo zřejmé, že problém nespočíval pouze v chybějícím nástroji. IT v MOL Česká republika potřebovalo vytvořit jednotný datový základ, standardizovat procesy a získat jeden důvěryhodný zdroj informací.
Proč ALVAO
Při výběru řešení IT tým nehledal pouze evidenční systém. Potřebovalo nástroj, který umožní:
- standardizovat procesy IT Asset Managementu podle principů ITIL,
- vytvořit jednotný datový základ z různých zdrojů,
- a dlouhodobě podporovat správu IT majetku.
Klíčová byla možnost přizpůsobit systém interním procesům, jednoduše importovat data z různých zdrojů a vytvořit přehlednou strukturu odpovídající organizaci společnosti. Stejně důležité bylo, aby bylo možné řešení dále rozvíjet bez zásahů do jeho základní architektury.
Rozhodující však nebyly samotné funkce systému. Podstatné bylo, že IT získalo platformu nejen pro IT, ale pro celou organizaci. Díky ALVAO Asset Managementu bylo možné vybudovat jednotný proces správy IT majetku napříč IT, finančním oddělením a externím servisním partnerem.
Implementace
Projekt nezačal instalací systému. Nejprve bylo potřeba sjednotit způsob evidence IT majetku, definovat jednotlivé procesy a určit rozsah evidovaných informací o každém zařízení i odpovědnost za jejich správu.
Historická data byla konsolidována z ERP systému, evidencí dodavatelů, systémů mobilních operátorů, poskytovatelů hostingových služeb i dalších zdrojů. Následovala fyzická inventura, během které IT ověřilo skutečný stav majetku, odstranili se duplicity a sjednotili se data do jednoho datového základu.
V průběhu projektu proběhl také interní audit zaměřený na správu IT majetku, který realizovali auditoři MOL Group. Jejich konstruktivní přístup a zpětná vazba IT pomohly zpřesnit nastavené procesy ještě před finálním nasazením. Současně prošlo ALVAO skupinovým kyberbezpečnostním posouzením a bylo schváleno pro provoz v rámci skupiny.
Po úspěšném nasazení v centrále bylo řešení rozšířeno také do sítě 300 čerpacích stanic. Do jednotného procesu byl zapojen také externí servisní partner zajišťující instalace, opravy a výměny zařízení v terénu.
Přínosy
Nejdůležitějším výsledkem projektu nebylo zavedení nového systému, ale získání kontroly nad správou IT majetku. Hlavní přínosy spočívají především v jednotných a ověřených datech, efektivnějších procesech, lepší kontrole nad majetkem a kvalitnější podpoře rozhodování.
- Jednotná data: Všechny informace o zařízeních jsou dnes dostupné na jednom místě a pracují s nimi IT, finanční oddělení i externí servisní partner. Odpadlo dohledávání v několika evidencích a všichni vycházejí ze stejných, ověřených dat.
- Jasný proces: Správa IT majetku dnes funguje jako jeden navazující proces – od pořízení přes evidenci, předání uživateli, inventarizaci a servis až po plánování obnovy a ekologickou likvidaci. Dostupnost klíčových informací tak není závislá na jednotlivcích ani na jejich zkušenostech.
- Nižší administrativa: Elektronické inventury výrazně snížily náročnost evidence. Reporting a plánování obnovy zařízení, které dříve zabraly hodiny až dny, jsou dnes otázkou několika minut. Jednotná data zároveň usnadnila spolupráci mezi IT, finančním oddělením a managementem.
- Lepší kontrola v terénu: Výrazné zlepšení se projevilo také při správě IT majetku v síti 300 čerpacích stanic. Díky jednotné evidenci máme přehled o pohybu zařízení mezi skladem, externím servisním partnerem a jednotlivými čerpacími stanicemi, o dostupnosti náhradních zařízení i o využívání záručních oprav.
Jak shrnuje Ladislav Olejník, IT Manager společnosti MOL Česká republika, v IT už nejsou odkázáni pouze na informace poskytované externím servisním partnerem a jejich správnost mohou průběžně ověřovat. Díky tomu získali lepší kontrolu nad svěřeným majetkem, vyšší transparentnost poskytovaných služeb i kvalitnější podklady pro rozhodování.
Přínosy v číslech
- 95 % rychlejší reporting
- Automatizace zkrátila přípravu reportů z hodin až dnů na několik minut a šetří přibližně 1 MD administrativy měsíčně.
- 100 % nově pořizovaného IT majetku evidováno elektronicky.
- Veškerý nově pořizovaný IT majetek je evidován elektronicky, bez papírových záznamů a dokumentace.
- 70-90 % rychlejší příprava auditních podkladů
- Kompletní historie zařízení urychluje přípravu podkladů pro interní i externí audity.
