O organizaci
Sozialgruppe Kassel e.V. je německá nezisková organizace zaměřená na podporu seniorů a osob se zdravotním postižením. Jejím posláním je poskytovat pečovatelské služby a asistenci a pomáhat tak klientům žít nezávislý a plnohodnotný život. Organizace také pořádá komunitní akce na podporu integrace svých klientů do místní komunity. V současné době zaměstnává více než 250 pracovníků.
Výzva
Zastaralé ITSM řešení představovalo pro zaměstnance významnou překážku a omezovalo celkový každodenní provoz organizace. Mezi hlavní problémy patřilo:
- Chybějící mobiní aplikace: Zaměstnanci v terénu nemohli vyřizovat požadavky přes telefon, to prodlužovalo dobu odezvy a zvyšovalo frustraci a nespokojenost.
- Neefektivní správa požadavků: Neexistoval jednotný přehled o stavech požadavků, což vedlo k duplicitním záznamům a zbytečným prodlevám při řešení problémů.
- Omezená přizpůsobitelnost: Systém nebylo možné přizpůsobit specifickým potřebám organizace a konkrétním scénářům. To výrazně omezovalo jeho použitelnost.
- Nepřehledná práva aktiv: Správa aktiv vyžadovala tisk předávacích protokolů, to bylo časově náročné, pracné a v konečném důsledku vedlo k plýtvání zdrojů.
Řešení
Vedení IT v Sozialgruppe Kassel hledalo moderní ITSM řešení, které by bylo uživatelsky přívětivé, integrované s Microsoft technologiemi a schopné efektivního nasazení napříč odděleními. CIO organizace Christoph Becker objevil řešení ALVAO ITSM na Microsoft AppSource. Během 30denní zkušebního trialu otestoval všechny kritické funkce a scénáře aby si ověřil, že ALVAO dokonale vyhovuje jejich potřebám.
Funkce ALVAO které přinesli organizaci největší hodnotu
- Bezproblémová integrace s Microsoft: Zaměstnanci nyní mohou vyřizovat požadavky přímo z aplikací, jako jsou Outlook a Teams, což zjednodušuje jejich každodenní práci. Integrace s Microsoft Entra ID pomáhá s rychlou a automatickou správou uživatelských účtů, zatímco přihlašování pomocí jednotného přihlášení (SSO) zjednodušuje ovládání.
- Mobilní přístup: Díky mobilní aplikaci mohou zaměstnanci spravovat požadavky na cestách, což jim pomáhá efektivně pracovat i v terénu. Tím se výrazně zlepšila doba odezvy a celková kvalita poskytovaných služeb.
- Digitalizace předávacích protokolů: Zdlouhavé papírování bylo nahrazeno elektronickými záznamy. Při vydání nebo vrácení majetku vygeneruje správce majetku elektronický předávací protokol, který mohou zaměstnanci podepsat přímo ve webové aplikaci odkudkoli. Zaměstnanci mají navíc na jednom místě přehledu o přiděleném majetku a podepsaných předávacích protokolech. To přispívá k větší transparentnosti i důvěře.
- Snadné používání a přizpůsobení: Intuitivní rozhraní ALVAO zjednodušuje a urychluje zaškolené nových zaměstnanců, díky tomu mohou se systémem začít pracovat velmi rychle. Flexibilní přizpůsobení procesů navíc zvyšuje efektivitu nejen v IT, ale i v dalších odděleních.
- Licenční model který šetří náklady: Licenční model ALVAO na uživatele, nikoliv na jednotlivé agenty (řešitele), usnadňuje nasadit řešení v širokém měřítku bez zbytečných nákladů, což z něj činí cenově efektivní řešení pro celou organizaci.
- Snadné vytváření nových procesů: Flexibilní nastavení workflow umožňuje bezproblémovou spolupráci napříč odděleními, jako je nákup, personální oddělení a správa budov. Týmy mohou snadno sdílet informace, což jim šetří čas a v konečném důsledku snižuje provozní náklady.
„Hladký přechod na nový systém a výjimečná podpora ze strany týmu ALVAO během implementace byly také klíčovými faktory našeho rozhodnutí. Systém ALVAO se ukázal jako ideální volba pro optimalizaci procesů správy IT služeb a majetku a zároveň splňuje rozmanité potřeby naší organizace,“ Christoph Becker, CIO, Sozialgruppe Kassel.
Přínosy
- Široké využití napříč organizací: Z ALVAO se stala centrální komunikační platformu, kterou využívá více oddělení mimo IT. Díky snadnému přizpůsobení a jednoduché správě si každý tým může přizpůsobit procesy svým specifickým potřebám a zefektivnit tak řešení každodenních úkolů. To pomáhá k vyšší efektivitě, lepší komunikaci a větší transparentnosti napříč celou organizací.
- Automatizace centrálního nákupu: Jedním z klíčových přínosů byla automatizace procesu centrálního nákupu. ALVAO pokrývá vše od vytvoření požadavku a schválení až po objednání, čímž výrazně šetří čas, minimalizuje chyby a poskytuje větší přehled o pracovních postupech nákupu.
- Cenově dostupné a škálovatelné řešení: Jako SaaS řešení nabízí ALVAO vysokou míru flexibility a snadnou škálovatelnost, takže se lehce přizpůsobuje aktuálním potřebám organizace. Zároveň eliminuje potřebu nákladných investic do hardwaru a problémy spojené se správou lokálního provozu (on-premises). Vedení navíc oceňuje automatický přístup k nejnovější verzi systému s novými funkcemi a aktualizacemi, a to bez dalších nákladů.
- Vyšší efektivita a méně manuální práce: Automatizace rutinních úkolů snížila manuální práci na minimum. Zaměstnanci se nyní mohou soustředit na důležitější úkoly s vyšší přidanou hodnotou, což dále zvyšuje celkovou produktivitu organizace.
- Zlepšování procesů na základě dat: S integrací nástrojů pro analýzu a reporting získala Sozialgruppe Kassel cenné poznatky o využití a efektivitě nově nastavených procesů. To jim pomohlo identifikovat slabá místa a zaměřit se na jejich zlepšování.
„Díky ALVAO jsme nejen vyřešili naše stávající problémy, ale také zavedli inovativní procesy o kterých bychom bez tohoto systému jen stěží uvažovali.“ Christoph Becker, CIO, Sozialgruppe Kassel
O tom že se ALVAO stalo zcela klíčové pro řešení úkolů všeho druhu svědčí i fakt, že v systému odbavili zaměstnanci již přes 10 000 žádostí.
Shrnutí
Christoph Becker pozitivně hodnotí zkušenosti s ALVAO a zdůrazňuje, že se jedná o flexibilní a výkonný nástroj, který nejen optimalizuje IT procesy, ale přináší vysokou přidanou hodnotu i ostatním oddělením. Možnost přizpůsobit pracovní postupy konkrétním týmům, jako jsou HR, Facilities Management a Nákup, výrazně zlepšila efektivitu a spolupráci v rámci celé organizace.
SJEDNAT SCHŮZKU S KONZULTANTEM