Hlavní výhody

Splnění ISO 27001 certifikace

Řádná správa IT majetku

Bezproblémová podpora IT

O společnosti Sapio 

Společnost Sapio je nezávislá australská společnost poskytující bezpečnostní a monitorovací služby a inovativní bezpečnostní řešení. Společnost se primárně zaměřuje na řízení a monitoring přístupů do objektů a monitorování bezpečnosti a technologií jako CCTV . Současně se věnuje inovacím v technologiích pro komplexní řízení bezpečnosti a ochrany osob a objektů, a to s cílem zajišťovat fyzickou bezpečnost firem po celé Austrálii.

Společnost Sapio hledala komplexní IT Service Management (ITSM) řešení, Asset Management a Service Desk, které by jí pomohlo získat bezpečnostní certifikaci ISO 27001. Dalším cílem bylo prostřednictvím CRM systému snížit zátěž pěti techniků IT týmu, který řídí  IT služby. Stávající situace neumožňovala splnění přísných požadavků normy ISO 27001.

  • Z pohledu Service Desku potřebovala společnost Sapio intuitivní, uživatelsky přívětivý a bezpečný software pro transparentní řízení změn a požadavků.
  • Z pohledu Asset Managementu se společnost Sapio potýkala s nedostatečným přehledem o vlastněném softwaru a hardwaru, což bránilo přesné auditovatelnosti procesů nutné pro certifikaci ISO 27001. Dále společnosti Sapiu chyběl komplexní systém pro správu majetku, který by centralizoval informace o softwarových licencích, IT smlouvách, skladových zásobách a propojil evidenci majetku s objednávkami.

Výzvy

Těžkopádné excelovské tabulky pro sledování softwarových licencí a IT smluv, nedostatečné pro ISO 27001

Sledování majetku, které by zajistilo hladký průběh auditů, je klíčové pro získání certifikace. V Sapio se data o softwarových licencích, IT smlouvách a bezpečnostních kontrolách s dodavateli zadávala manuálně do několika tabulek v Excelu a stránek na SharePointu. V důsledku manuálních úprav mělo IT oddělení problémy s přesností dat. Spoléhání se na tabulky v Excelu a stránky na SharePointu při správě majetku se ukázalo jako neefektivní a nedokázalo splnit přísné požadavky pro získání certifikace ISO 27001.

„Před implementací ALVAO jsme neměli žádný jiný způsob řízení majetku než využívání tabulek,“ komentuje Nigel Seager, ICT manažer v Sapio.

Omezený modul IT služeb v stávajícím CRM systému

Absence specializovaných IT služeb byla výzva, protože IT tým v Sapio využíval pouze CRM systém, který byl primárně určen pro obchod. CRM systém bohužel nebyl dostačující pro získání ISO 27001 certifikace.

„Náš CRM systém je skvělým nástrojem pro obchodní oddělení, ale není vhodný jako nástroj pro IT. Systému chybí možnost efektivně sledovat majetek. Navíc, v systému jsme vždy měli potíž najít jakékoliv existující tikety,“ popisuje Nigel.

IT tým přetížený kvůli absenci servisního katalogu

Tým podpory IT čelil přetížení kvůli uživatelským tiketům zpracovávaným prostřednictvím e-mailů, chatů v Teams, telefonních hovorů nebo dokonce prostřednictvím typického walk-in.

Nigel popisuje: „ALVAO nám poskytlo řešení nedostatků v našem IT, které jsme dosud neuměli vyřešit. Naše IT podpora byla nucena ručně zadávat všechny informace do CRM systému, což vedlo k chybám, nekontrolovaným změnám a chaosu. Důsledkem bylo zdlouhavé řešení tiketů a vznikaly nepřekonatelné výzvy při plnění požadavků normy ISO 27001.“

Řešení

Sapio implementovalo komplexní řešení ALVAO ITSM, Service Desk a IT Asset Management. Nigel uvádí, že jiné nástroje ITSM byly pro organizaci této velikosti často příliš nákladné nebo je nebylo možné škálovat podle jejich potřeb.

"Jednou z výzev bylo najít ITSM nástroj, který by nám pomohl odpovídal požadavkům ISO 27001, ale zároveň by jeho implementace nebyla pro malé a střední podniky nákladově neúnosná. Porovnali jsme si několik běžnějších ITSM nástrojů a vzhledem k výši ceny (po zapnutí všech modulů) jsme nedokázali odůvodnit návratnost investice. Systém ALVAO se dobře vešel do cenové kategorie požadované pro naši firmu, a proto byl pro finančního ředitele z hlediska návratnosti investic velmi výhodný,“ vysvětluje Nigel.

Tento strategický krok se zaměřil na výzvy, kterým Sapio čelilo:

  • Podpora ISO 27001 certifikace: Řešení ALVAO usnadnilo a umožnilo získání ISO 27001 certifikace.
  • Přechod z existujícího CRM systému: Sapio přestoupila z CRM platformy na specializovaný IT systém.
  • Zjednodušení práce pro IT: Implementace ALVAO zefektivnila práci IT týmu a zvýšila spokojenost uživatelů.
  • Elastický licenční model: Flexibilní licenční model ALVAO umožňuje, aby každý uživatel mohl být zároveň žadatel i řešitel.

„Máme ALVAO, které můžeme škálovat dle potřeby. Plánujeme rozšíření ALVAO do dalších oddělení, a to díky licenčnímu modelu, který neomezuje licencování pouze na řešitele,“říká Nigel.


IT Asset Management řešení

IT Asset Management řešení

Díky možnosti sledovat životní cyklus majetku na jednom místě má IT tým kompletní přehled o IT smlouvách, jejich obsahu, odpovědných osobách  adatu vypršení jejich platnosti. Kromě jiných výhod také Sapio efektivně sleduje softwarové licence. Všechny změny v majetku a historii těchto změn jsou automaticky zaznamenány a aktualizovány. Přístup k veškerému softwaru a hardwaru na jednom místě umožňuje společnosti Sapio přesně a efektivně sledovat majetek a úspěšně procházet audity podle standardů ISO 27001.

Více o Asset Managementu

Integrace SAM Asistenta a Microsoft Intune Integration

Nigel také oceňuje, jak SAM Asistent napomáhá s evidencí majetku a poskytováním informací ohledně nainstalovaného softwaru. Dodatečné informace poskytované integrací Microsoft Intune doplňují SAM Asistenta. Zařízení, jako jsou mobilní telefony, jsou automaticky přidávány do systému ALVAO a aktualizována pomocí Intune.

Zlepšení IT Asset Managementu prostřednictvím inventarizace majetku

Společnost Sapio zlepšila kontrolu nad spravovaným hmotným a nehmotným IT majetkem díky automatizovanému sběru informací o konfiguraci HW a instalovaných softwarových produktech.

Více o Intune

„Dříve jsme měli mnoho různých tabulek a stránek na SharePointu, což bylo pro našeho technika, který za ně nesl odpovědnost, poměrně náročné. Nyní může sledovat veškerý hardware a software na jednom místě, což mu ušetří spoustu času. Díky ALVAO si můžeme zkontrolovat naše skladové zásoby a máme přesný přehled o tom, kolik majetku tam skutečně máme. ALVAO nám také umožňuje generovat nákupní objednávky. Jejich identifikační čísla pak můžeme snadno spojit s konkrétním majetkem,“ komentuje Nigel.

Efektivní distribuce licencí a softwarových auditů

IT tým získal jasný přehled o distribuci licencí a informace, které jim pomohly se SW audity.

„V Asset Management vedeme smlouvy, které nám slouží jako připomínka, kdy je třeba provést bezpečnostní kontroly našich dodavatelů. Dodavatelé jsou u nás evidováni jako aktiva, ať už se jedná o softwarová aktiva nebo aktiva dodavatele. V ALVAO také vytváříme upomínky pro pravidelné revize těchto dodavatelů a jejich smluv,“ vysvětluje Nigel.

Více o SAM


Service Desk řešení

Implementace Change management s ALVAO

IT tým nyní využívá ALVAO Service Desk, který slouží jako intuitivní a uživatelsky přívětivé jednotné kontaktní místo pro veškeré žádosti ve firmě. „ALVAO nás dostalo z většiny problémů, které jsme měli,“ říká Nigel. Díky implementaci efektivního Change managementu, jakožto jedné z podmínek ISO 27001, získalo Sapio certifikaci.

Více o Service Desk

„Podstatnou částí získání ISO certifikace je efektivní správa a sledování majetku, což zahrnuje i efektivní řízení změn, neboli Change management. V Sapio nám tyto procesy řízení změn chyběly. Díky ALVAO jsme implementovali change management, který nejen splňuje požadavky ISO, ale také vyhovuje našim potřebám v Sapio“ komentuje Nigel.

Uživatelsky přívětivý katalog služeb

Jasně definovaný katalog služeb nabízí přesné informace o poskytovaných IT službách. Uživatelé tak mohou snadno zakládat tikety, mají přehled o tom, zda se jejich požadavky řeší a jaký je jejich aktuální stav. To vše eliminuje nutnost telefonických hovorů, e-mailů a osobních návštěv.

ALVAO Microsoft integrations – Teams and Outlook

Sapio začlenila rozšíření ALVAO for Teams, což uživatelům umožňuje komunikovat s IT oddělením přímo prostřednictvím chatu v Teams. Díky této integraci můžou řešitelé vytvářet tikety na základě zpráv od uživatelů, aniž by museli opustit platformu Teams během své práce v Service Desku.

"ALVAO nám poskytlo flexibilitu, která nám umožnila přizpůsobit systém přesně našim potřebám. ALVAO se bezproblémově integruje s prostředím Microsoft 365 a splňuje naše obchodní cíle, což je pro nás dokonalé," říká Nigel.

Hladký implementační proces a zákaznická sekce Nápady

Sapio pozitivně hodnotí rychlý implementační proces a ALVAO zákaznickou podporu, která pomohla Sapio s okamžitou implementací procesů důležitých pro certifikaci.“Jiří Janků a implementační tým byli úžasní. Byli vždy ochotni pomoci a odpověděli na všechny otázky. Pokud neznali odpověď, konzultovali to s týmem a velmi rychle přišli s řešením.”

Sapio oceňuje rozsáhlou komunitu zákazníků v ALVAO. Zákazníci mohou v sekci Nápady předložit své návrhy na vylepšení, čímž přispívají ke zlepšení produktů ALVAO.

„Oceňuji, že máte dokonce sekci s nápady od zákazníků a umožňujete uživatelům o nich hlasovat. Sám jsem hlasoval pro několik z nich. Je skvělé, že i po hlasování mohu vidět komentáře ostatních lidí. Myslím, že to ukazuje, že vám na vašich uživatelích záleží a že využíváte jejich zpětnou vazbu k dalšímu rozvoji vašeho produktu.“


Shrnutí

Sapio plánuje implementaci ALVAO do dalších interních procesů, jako jsou HR procesy. Obzvláště procesy nástupu a odchodu zaměstnanců jsou složité, protože vyžadují koordinaci a organizaci vzhledem k zapojení několika oddělení.

Jak Nigel řekl: „Je to skvělý produkt a měli byste být hrdí na to, co jste dokázali vytvořit.“

NAPLÁNOVAT DEMO