ALVAO pomohlo zlepšit IT služby i správu majetku v Panasonic

O společnosti

Panasonic Automotive Systems Czech je součástí globální skupiny Panasonic a patří mezi přední výrobce elektroniky pro automobilový průmysl. V pardubickém závodě zaměstnává přibližně 2 500 lidí, čímž se řadí mezi největší zaměstnavatele v regionu. Dodává špičkové technologie pro značky jako Audi, BMW nebo Volkswagen a je důležitým článkem celosvětového dodavatelského řetězce.

Výzvy před implementací

Podle Františka Šandery, vedoucího IT specialistů z Panasonic, se společnost před implemantací ALVAO potýkala s řadou zásadních problémů:

• Omezená viditelnost požadavků – zastaralý ticketovací nástroj Ticket-IT! poskytuje omezené přehled o hlášených požadavcích, jejich stavu a navázaných úkolech.
• Nedostatečné propojení s podnikovými aplikacemi – každé oddělení pracuje v jiném nástroji pro komunikaci, úkoly i plánování. Výsledkem je roztříštěnost, složitější sdílení informací a potíže při řešení úkolů, které vyžadují spolupráci napříč firmou.
• Chybí jednotné kontaktní místo – kvůli nízké uživatelské přívětivosti stávajícího ticketovacího nástroje hlásí uživatelé požadavky často emailem, telefonem nebo osobně.
• Neefetivní evidence majetku – evidence majetku ve stávajícím systému poskytuje pouze omezené a nedostačující informace o hardwaru, instalovaném softwaru a přidělených licencích.
• Špatná přizpůsobiltelnost – Používaný ticketovací systém není možné jednoduše přizpůsobovat potřebám jednotlivých oddělení.
• Limitovaná automatizace procesů – stávající systém má omezené možnosti automatizovat procesy, požadavky tak je nutné předávat ručně což je pracné a často to vede k chybám.
• Nemožnost efektivně řídit přístupová oprávnění – stávající systém neumožňuje pokročilejší řízení práv uživatelů pro přístup k důvěrným informacím.
• Komplikovaný způsob nástup a odchodu zaměstnanců – celý proces je řízen pomocí papírových protokolů, což při velkém počtu zaměstnanců vyžaduje spoustu manuální práce a vede to k zbytečným zdržením i chybám.

“Byl celkem velký problém, abychom uživatelé donutili zadávat tickety do našeho starého service desku, protože upřímně neměl příliš uživatelsky přívětivé rozhraní." František Šandera, vedoucí IT specialistů

ALVAO jako nástroj pro změnu

Během výběru nového systému pro řízení služeb vedení Panasonic zvažovalo více dodavatelů, a to včetně velkých korporátních systémů. ALVAO nakonec zvítězilo díky nižší pořizovací ceně, snadnější implementaci I vyšší flexibilitě v rozšiřování funkcí podle aktuálních potřeb. Mezi klíčové funkce František Šandera řadí:

• Jednotné kontaktní místo – Zaměstnanci jednoduše podávají požadavky přes přehledný katalog služeb. Výsledkem je méně zmatků, méně telefonátů a rychlejší řešení požadavků.
• Chytré formuláře přizpůsobené na míru – systém umožňuje snadno vytvářet formuláře podle konkrétního scénáře. Uživatelé tak rovnou vyplní všechny důležité údaje a nevznikají zbytečná nedorozumění. U vybraných formulářů, jako je nástup zaměstnance, se navíc část informací doplní automaticky – to šetří čas a snižuje chybovost.
• Otevřený systém s jednoduchou rozšířitelností- snadná přizpůsobitelnost poskytuje celému IT velkou svobodu v  tom pro jaká scénáře a úkoly systém využijí. Díky tomu například integrovali ALVAO s interní SMS branou, která řešitele automaticky upozorňuje na důležité události, změny i výpadky.
• Přehledná evidence majetku – veškerý hardware, software a licence jsou evidovány přehledně na jednom místě. Tato centralizace šetří čas, poskytuje IT potřebné informace na pár kliknutí a minimalizuje možná bezpečností rizika.
• Snadná automatizace procesů – každá služba má navázaný vlastní proces, který lze díky workflow editoru snadno upravovat a měnit. Jednoduše tak lze přidat například schvalovaní, rozpad na dílčí úkoly a vyřešení některých úkolů i plně automatizovat.
• Správa požadavků v Outlooku–  rozšíření ALVAO for Outlook pomáhá řešitelům jednoduše spravovat příchozí požadavky přímo v rozhraní e-mailu i vytvářet z emailů úplně nové požadavky.
• Posílení kyberbezpečnosti – integrace ALVAO s monitorovacím systémem Zabbix pomáhá IT týmu řešit bezpečnostní události rychleji a podle jasně nastavených procesů a termínů vyřešení (SLA) což přispívá k vyšší bezpečnosti.
• Digitalizace předávacích protokolů – veškeré protokoly ke svěřenému majetku jsou nyní přehledně dostupné v digitální podobě v ALVAO. To napomáhá řídit celý proces předání a vrácení majetku transparentně a bezpečně. 

“ALVAO je v porovnání s ostatními systémy více otevřené a lze nad ním částečně vytvářet vlastní nástavbu což je přesně to co potřebujeme.“ František Šandera, vedoucí IT specialistů

Hlavní přínosy implementace ALVAO

Po téměř roce a půl používání vnímá pan Šandera výrazné zlepšení v běžném fungování v mnoha oblastech. Mezi hlavními přínosy řadí:

• Standardizace procesů v IT – většina požadavků dnes přichází jednotně přes service desk. IT tým díky tomu nemusí řešit osobní návštěvy zaměstnanců, e-maily ani vyrušující telefonáty, a může se naplno věnovat práci, která má skutečný přínos pro firmu.
• Úspora času - velmi dobře měřitelná je úspora času díky automatizaci procesů i větší ukázněnosti uživatelů, kteří si díky lepší uživatelské přívětivosti zvykli systém používat v případě problémů a požadavků.
• Digitalizace HR procesů –nástup a odchod zaměstnanců je nyní navázán na nastavené procesy v ALVAO. Díky automatizaci workflow je vše připraveno včas  – a nic nezapadne.
• Lepší rozhodování na základě dat –  vedení má k dispozici přesné statistiky o vytíženosti služeb a čase stráveném řešením požadavků. Díky tomu může lépe nastavovat odpovídající SLA a průběžně zvyšovat kvalitu poskytovaných služeb.
• Snadná auditovatelnost – vše je jednoduše zpětně dohledatelné a kriticky důležité služby mají jasně nastavení procesy a priority (SLA) což je klíčové při bezpečnostních auditech  - např. Tisax pod který společnost Panasonic spadá.
• Využitelnost napříč organizací - ALVAO se postupně rozšiřuje i mimo IT oddělení – využívají ho například správa budov, logistika nebo interní nákup. Každé oddělení si přináší do systému své agendy, čímž se systém stává skutečně centrální platformou pro řízení interních služeb.

“Líbí se mi, že je ALVAO pro nás takové centrální místo jak pro požadavky, tak pro veškerý majetek. Vše je snadno a rychle dohledatelné, což si už začali uvědomovat i kolegové z jiných oddělení.” František Šandera, vedoucí IT specialistů

Závěrem

František Šandera hodnotí ALVAO jako řešení, které v mnoha ohledech předčilo původní očekávání a významně zlepšilo kvalitu služeb napříč firmou. V další fázi plánují rozšířit systém o ALVAO for Teams, který umožní řešit požadavky přímo z chatu, dále o konfigurační databázi pro lepší přehled o IT infrastruktuře a AI asistenta, který jim pomůže automatizovat rutinní úkony. Cílem je využívat ALVAO napříč celou firmou jako jednotnou platformu pro řízení interních služeb a efektivní spolupráci mezi odděleními.

SJEDNAT SCHŮZKU S KONZULTANTEM