DENSO MANUFACTURING CZECH je předním výrobcem klimatizačních jednotek a chladičů pro automobilový průmysl. Závod je součástí japonské skupiny DENSO a klíčový dodavatel koncernu Toyota. Společnost vyrábí klimatizační jednotky do osobních automobilů, které dodává automobilkám po celé Evropě.
Společnost využívala helpdeskové řešení Lotus Notes, které však dlouhodobě nevyhovovalo ani žadatelům, ani řešitelskému týmu. Uživatelé systém využívali jen omezeně a požadavky často raději hlásili telefonicky nebo osobně. IT tak chyběl jednotný proces, který by zajistil, že každý požadavek bude obsahovat všechny potřebné informace, bude mít jasně stanovenou prioritu a definovaný termín vyřešení.
Vedle helpdesku narážela společnost na problémy také při evidenci IT majetku. Společnost sice používala QR kódy, ty se však pravidelně neskenovaly, takže se změny do evidence průběžně nepromítaly. Inventura proto vyžadovala ruční procházení velkého množství papírových dokumentů a zdlouhavé ověřování údajů v tabulkách. Za evidenci navíc odpovídalo především finanční oddělení, které se zaměřovalo hlavně na majetek důležitý z účetního hlediska. Některé levnější položky, například IT příslušenství, tak v evidenci chyběly, přestože pro IT oddělení byly důležité.
“Dřív evidenci držely finance – a ty tam neměly všechno, protože některé levnější položky je zkrátka nezajímaly. Dnes máme přehled o všem.“ — Petr Urban, Security Project Manager, DENSO MANUFACTURING CZECH
Při výběru náhrady za stávající helpdeskový systém společnost kladla důraz především na to, aby nové řešení bylo co nejjednodušíí na ovládání, dokázalo sjednotit evidenci majetku a zároveň se snadno integrovalo do Microsoft prostředí. Po několikaměsíční testování různých systémů se společnost nakonec rozhodla pro ALVAO. Jedním z důležitých faktorů byla také nadstandardní podpora ze strany konzultačního týmu.
„Dostali jsme k dispozici konzultanta, který s námi pracoval přímo u nás ve firmě. Zavádění a nastavování procesů díky tomu bylo bezproblémové. A když se nějaký zádrhel objeví dnes, můžu se obrátit na spolehlivou technickou podporu.“ — Petr Urban, Security Project Manager, DENSO MANUFACTURING CZECH
Zaměstnanci mají nyní jedno kontaktní místo, přes které mohou jednoduše zadávat své požadavky. Při jejich zadávání využívají formuláře přizpůsobené jednotlivým službám, které jim pomáhají uvést všechny potřebné informace hned na začátku. Požadavky jsou následně přehledně evidovány a zařazeny do příslušných front, přičemž každý má přiřazený vlastní proces, řešitele i termín vyřešení. Tím se předchází nedorozuměním a zaměstnanci mají průběžný přehled o stavu svých požadavků.
ALVAO postupně našlo uplatnění i mimo IT. V servisním katalogu dnes zaměstnanci najdou také formuláře a služby pro oddělení HR, údržby, kvality a další útvary.
„ALVAO jsme postupně rozšířili z IT do celé firmy. Dnes v něm má vlastní služby devět oddělení a zaměstnanci přes jedno místo řeší požadavky napříč celou firmou.“ — Ondřej Juza, IS Supervisor, DENSO
Service desk pomáhá i při nástupu nových zaměstnanců. Před nástupem HR nebo vedoucí oddělení vytvoří požadavky na jednotlivá oddělení podle potřeby pozice. Může jít například o založení účtu v Active Directory, přípravu vybavení, přidělení přístupových oprávnění nebo přípravu potřebných dokumentů. Jednotlivé požadavky jsou automaticky přiděleny odpovědným lidem v jednotlivých odděleních včetně termínu vyřešení. V den nástupu je tak vše připraveno, aby zaměstnance mohl hned začít pracovat.
Data o zařízeních se do ALVAO Asset Management načítají prostřednictvím nativního síťového agenta z Active Directory. Záznamy jsou uspořádané ve stromové struktuře, která zrcadlí komplexní výrobní prostředí společnosti napříč odděleními i halami. IT tak jednoduše dohledá, jaký majetek má konkrétní zaměstnanec přidělený a kde se nachází.
Každý záznam zařízení obsahuje informace, jako jsou sériová čísla, technická konfigurace, místo nákupu nebo nainstalovaný software a přidělené licence. O to, aby záznamy vždy odpovídaly skutečnosti, se stará síťový agent. Evidence se tak průběžně aktualizuje bez nutnosti ručního doplňování.
Kromě běžných počítačů zahrnuje evidence také virtuální servery, výrobní terminály i drobné IT příslušenství. IT má tak kompletní přehled o spravovaném majetku napříč rozsáhlým výrobním areálem.
„Evidujeme více než 1 000 koncových zařízení – od notebooků a mobilních telefonů až po servery. U každého máme přehled o tom, kde bylo zakoupeno, jaké má sériové číslo i jaký software je na něm nainstalovaný. Asset Management proto využíváme opravdu hodně.“
— Ondřej Juza, IS Supervisor, DENSO
ALVAO pomohlo společnosti DENSO sjednotit procesy i informace potřebné pro každodenní práci IT. Tým tak získal ucelený přehled o hlášených incidentech a požadavcích i o spravovaných zařízeních, včetně jejich kompletní historie.
V ALVAO dnes pokrývá přibližně 80 % veškeré práce IT. Tým tak může lépe řídit svou agendu a vedení má k dispozici konkrétní podklady pro strategické rozhodování i plánování kapacit.
„V ALVAO evidujeme přibližně 80 % veškeré práce IT. Díky tomu máme dobrý přehled o vytížení týmu a vedení zároveň vidí, čemu se IT věnuje, jaké má priority a jaké kapacity máme k dispozici.“ — Ondřej Juza, IS Supervisor, DENSO
Koncoví uživatelé navíc nemusí zjišťovat, na koho se s konkrétním požadavkem obrátit. Mají jedno kontaktní místo a přehled o průběhu jeho vyřízení i očekávaném termínu.
Tento způsob řízení IT služeb se postupně stal inspirací i pro další agendy. ALVAO se tak rozšířilo do většiny oddělení a pomohlo DENSO sjednotit poskytování interních služeb napříč celým výrobním závodem.
„Kdybychom evidenci majetku a tiketů neměli v ALVAO a řešili vše přes Excel a mailbox, asi bychom se z toho zbláznili. V naší velikosti bychom rychle ztratili přehled.“ — Ondřej Juza, IS Supervisor, DENSO
Chcete mít podobný přehled o IT službách a majetku i ve Vaší firmě? Napište nám.